Scénarii d’utilisation du message Documents archivés : Différence entre versions
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Toute écriture comptable s’appuie sur un, voire plusieurs documents. Il est capital que ces documents soient archivés aux fins de servir de preuve à chaque fois que c'est requis ou nécessaire. Le schéma normalisé de l’écriture comptable facilite la liaison directe ou indirecte de l’écriture avec le ou les documents qui la concernent. | Toute écriture comptable s’appuie sur un, voire plusieurs documents. Il est capital que ces documents soient archivés aux fins de servir de preuve à chaque fois que c'est requis ou nécessaire. Le schéma normalisé de l’écriture comptable facilite la liaison directe ou indirecte de l’écriture avec le ou les documents qui la concernent. | ||
Version du 14 octobre 2011 à 06:50
Sommaire
Introduction
Toute écriture comptable s’appuie sur un, voire plusieurs documents. Il est capital que ces documents soient archivés aux fins de servir de preuve à chaque fois que c'est requis ou nécessaire. Le schéma normalisé de l’écriture comptable facilite la liaison directe ou indirecte de l’écriture avec le ou les documents qui la concernent.
Les livres comptables font partie des documents qu’il est obligatoire d’archiver pour la durée prévue par les pratiques en usage et les règles en vigueur.
On peut schématiser le processus d’archivage de documents en fonction du processus d’affaires comme par exemple le bon de commande avec le processus des ventes ou celui des achats.
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Vue Domaine d'Affaires |
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Processus Affaires |
Ventes |
Achats |
Finance, Caisse |
Opérations diverses |
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Archivage |
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Bon de commande |
X |
X |
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Investissement |
X |
X |
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Fabrication |
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X |
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Approvisionnement |
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X |
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X |
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Réception |
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X |
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Livraison |
X |
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Facture |
X |
X |
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Règlement |
X |
X |
X |
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Redressement |
X |
X |
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Paie |
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X |
X |
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Obligations légales |
X |
X |
X |
X |
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Modèle Domaine d'Affaires |
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Modèle d'Affaires Nom modèle |
Archivage de documents |
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Description |
Les documents sont archivés méthodiquement ; chaque fois que c’est possible, il sera fait usage d’un format normalisé. Le cas échéant, une image du document original sera accrochée au document électronique normalisé : a) Procédure d’archivage : La procédure sera différente selon que l’entité aura recours aux services d’un tiers de confiance « archiveur » ou qu’elle assure elle-même la gestion de ses archives. b) Procédure de restitution définitive des documents archivés ou de communication d’une partie de documents archivés sans restitution. |
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Secteurs d'activité |
Tous |
Deux cas d’utilisation, aussi appelés cas d’affaires, ont été identifiés et sont décrits.
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Description du cas d'Affaires |
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Nom du domaine d'activité |
Comptabilité et audit |
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Description |
Documents archivés |
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Portée |
Depuis l’archivage de documents, y compris des documents imbriqués à d’autres, jusqu’à la fin de la période requise d’archivage du ou des documents. |
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Processus |
Processus de saisie d'écritures |
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Objectif |
Archiver, tracer et récupérer les documents à archiver. |
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Cas d'affaires |
a) Produire le lot de documents à archiver par l’archiveur. b) Restituer les documents archivés pour consultation ou bien définitivement. |
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Catégorie |
Comptabilité, audit, autorités compétentes. |
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Périmètre d'affaires |
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Cas d'affaire d'un processus d’archivage de documents
Le processus d’archivage de documents comprend en premier lieu l’étape d’assemblage des documents à archiver et leur dépôt au système d’archivage, soit-il interne ou externe à l’entité.
Il se complète par l’étape de restitution définitive ou de consultation des documents archivés.
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Description du cas d'affaire – Processus d’archivage de documents |
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Nom du processus d'affaires |
Demande d’archivage |
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Identification |
Archivage |
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Acteurs |
Propriétaire d’archives ; archiveur ; tiers archiveur. |
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Description |
Le propriétaire d’archives dépose le lot à archiver chez l’archiveur. |
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Conditions préalables |
Constitution du lot à archiver, procédure définie entre les parties. |
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Post-conditions |
Remise de la clé de chiffrement au propriétaire d’archives. |
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Scénario |
Le lot de documents à archiver est déposé chez l’archiveur par le propriétaire d’archives. Celui-ci archive les documents, remet un accusé de réception et le moyen d’authentification permettant l’identification du lot d’archive ainsi que la clé de chiffrement associée aux documents archivés. Sur demande du propriétaire d’archives, l’archiveur retrouve tout ou partie des documents archivés, les restitue au propriétaire d’archives, son mandataire ou toute autorité habilitée, soit de manière définitive, soit pour consultation. Chacun des acteurs gère son registre (ou journal des entrées/sorties) des archives. |
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Remarques |
Inscription dans le journal des entrées/sorties. |
611. Collaboration entre activités lors du processus d’archivage de documents
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Collaboration entre activités |
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Nom du processus d'affaires |
Demande d’archivage |
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Identification |
Archivage |
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Acteurs |
Propriétaire d’archives ; archiveur ; tiers archiveur. |
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Description |
Le propriétaire d’archives remet le lot à archiver à l’archiveur ; après contrôle en fonction des paramètres accompagnant le lot, l’archiveur accepte ou refuse le lot. L’acceptation signifie qu’il délivre un accusé de réception sous la forme d’une clé d’authentification des archives. Archiveur et propriétaire d’archives tiennent chacun un registre des archives. |
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Rôles admis |
Propriétaire d’archives ; archiveur ; tiers archiveur. |
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Exigences légales |
Durée de conservation des documents archivés. |
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Evénement initial / final
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Initial: constitution du lot de documents à archiver. Final : remise de la clé d’authentification et mise à jour des registres d’archives respectifs. |
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Périmètre |
Depuis la constitution du lot d’archives jusqu’à la restitution du lot de documents archivés. |
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Limite |
Non défini. |
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Contrainte(s) |
Inscription dans le journal des entrées/sorties. |
Diagramme de collaboration lors du processus d’archivage de documents
Cas d'affaire d'un processus de restitution de documents archivés
Sur demande du propriétaire d’archives, par extension son mandataire ou toute autorité habilitée, l’archiveur retrouve les archives demandées, soit pour restitution définitive, soit pour consultation.
La procédure inclut l’identification et l’authentification des archives à consulter ou à restituer.
Selon le cas, l’archiveur est amené à détruire ou non les archives, et de gérer en conséquence le registre des archives.
