Scénarii d’utilisation du message Documents archivés : Différence entre versions

De Guide utilisateur des messages comptables UN/XML
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== Cas d'affaire d'un processus d’archivage de documents ==
 
== Cas d'affaire d'un processus d’archivage de documents ==
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Le processus d’archivage de documents comprend en premier lieu l’étape d’assemblage des documents à archiver et leur dépôt au système d’archivage, soit-il interne ou externe à l’entité.
 
Le processus d’archivage de documents comprend en premier lieu l’étape d’assemblage des documents à archiver et leur dépôt au système d’archivage, soit-il interne ou externe à l’entité.
  
 
Il se complète par l’étape de restitution définitive ou de consultation des documents archivés.
 
Il se complète par l’étape de restitution définitive ou de consultation des documents archivés.
 
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<center>''Diagramme d'utilisation''</center>
 
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=== 611. Collaboration entre activités lors du processus d’archivage de documents ===
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=== Collaboration entre activités lors du processus d’archivage de documents ===
 
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<table class=MsoNormalTable border=1 cellspacing=0 cellpadding=0 width=624
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style='width:467.8pt;margin-left:5.4pt;border-collapse:collapse;border:none'>
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<tr>
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  <td width=624 valign=top style='width:467.8pt;border:solid windowtext 1.0pt;
 +
  background:navy;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal align=center style='margin-top:3.0pt;margin-right:0cm;
 +
  margin-bottom:3.0pt;margin-left:0cm;text-align:center;page-break-after:avoid'><b><span
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  style='color:white'>Description du cas d'affaire – </span></b><b>Processus de
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  restitution de documents archivés</b></p>
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  </td>
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</tr>
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</table>
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<p class=MsoNormal style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt'><span
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style='display:none'>&nbsp;</span></p>
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<table class=MsoNormalTable border=1 cellspacing=0 cellpadding=0 width=624
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<tr>
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  <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;background:
 +
  #FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoToc1>Nom du processus d'affaires</p>
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  </td>
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  <td width=510 style='width:382.75pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-left:
 +
  none;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoHeader align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
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  text-align:left;page-break-after:avoid'>Demande de restitution d’archive.</p>
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  </td>
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</tr>
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<tr>
 +
  <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'><b>Identification</b></p>
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  </td>
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  <td width=510 style='width:382.75pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'>Consultation ou restitution définitive.</p>
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  </td>
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</tr>
 +
<tr>
 +
  <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoHeader align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'><b>Acteurs</b></p>
 +
  </td>
 +
  <td width=510 style='width:382.75pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'>Propriétaire d’archives&nbsp;; archiveur&nbsp;; tiers
 +
  archiveur.</p>
 +
  </td>
 +
</tr>
 +
<tr>
 +
  <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'><b>Description</b></p>
 +
  </td>
 +
  <td width=510 style='width:382.75pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'>Retour définitif des archives chez la propriétaire
 +
  d’archives ou consultation de partie d’archives.</p>
 +
  </td>
 +
</tr>
 +
<tr>
 +
  <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'><b>Condition(s) préalable(s)</b></p>
 +
  </td>
 +
  <td width=510 style='width:382.75pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'>Avoir déposé lesdites archives.</p>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'>Restitution dans la forme initiale de dépôt.</p>
 +
  </td>
 +
</tr>
 +
<tr>
 +
  <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'><b>Post-conditions</b></p>
 +
  </td>
 +
  <td width=510 style='width:382.75pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
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  text-align:left'>&nbsp;</p>
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  </td>
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</tr>
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<tr>
 +
  <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'><b>Scénario</b></p>
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  </td>
 +
  <td width=510 style='width:382.75pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'>Sur demande du propriétaire d’archives, l’archiveur retrouve
 +
  les documents archivés concernés. Selon le cas, il communique le lot pour
 +
  consultation ou il le restitue définitivement. Le registre des archives de
 +
  chacun des acteurs consigne l’action effectuée.</p>
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  </td>
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</tr>
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<tr>
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  <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'><b>Remarques</b></p>
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  </td>
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  <td width=510 style='width:382.75pt;border-top:none;border-left:none;
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  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal align=left style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt;
 +
  text-align:left'>Inscription dans le journal des entrées/sorties.</p>
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  </td>
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Version du 14 octobre 2011 à 06:54


Introduction


Toute écriture comptable s’appuie sur un, voire plusieurs documents. Il est capital que ces documents soient archivés aux fins de servir de preuve à chaque fois que c'est requis ou nécessaire. Le schéma normalisé de l’écriture comptable facilite la liaison directe ou indirecte de l’écriture avec le ou les documents qui la concernent.

Les livres comptables font partie des documents qu’il est obligatoire d’archiver pour la durée prévue par les pratiques en usage et les règles en vigueur. On peut schématiser le processus d’archivage de documents en fonction du processus d’affaires comme par exemple le bon de commande avec le processus des ventes ou celui des achats.

Vue Domaine d'Affaires

Processus

Affaires

Ventes

Achats

Finance,
Banques,

Caisse

Opérations

diverses

Archivage

 

 

 

 

Bon de commande

X

X

 

 

Investissement

X

X

 

 

Fabrication

 

 

 

X

Approvisionnement

 

X

 

X

Réception

 

X

 

 

Livraison

X

 

 

 

Facture

X

X

 

 

Règlement

X

X

X

 

Redressement

X

X

 

 

Paie

 

 

X

X

Obligations légales

X

X

X

X


Modèle Domaine d'Affaires

Modèle d'Affaires Nom modèle

Archivage de documents

Description

Les documents sont archivés méthodiquement ; chaque fois que c’est possible, il sera fait usage d’un format normalisé. Le cas échéant, une image du document original sera accrochée au document électronique normalisé :

a)     Procédure d’archivage : La procédure sera différente selon que l’entité aura recours aux services d’un tiers de confiance « archiveur » ou qu’elle assure elle-même la gestion de ses archives.

b)     Procédure de restitution définitive des documents archivés ou de communication d’une partie de documents archivés sans restitution.

Secteurs d'activité

Tous


Deux cas d’utilisation, aussi appelés cas d’affaires, ont été identifiés et sont décrits.

Description du cas d'Affaires

Nom du domaine d'activité

Comptabilité et audit

Description

Documents archivés

Portée

Depuis l’archivage de documents, y compris des documents imbriqués à d’autres, jusqu’à la fin de la période requise d’archivage du ou des documents.

Processus

Processus de saisie d'écritures

Objectif

Archiver, tracer et récupérer les documents à archiver.

Cas d'affaires

a)     Produire le lot de documents à archiver par l’archiveur.

b)     Restituer les documents archivés pour consultation ou bien définitivement.

Catégorie

Comptabilité, audit, autorités compétentes.

Périmètre d'affaires

 


Cas d'affaire d'un processus d’archivage de documents

Le processus d’archivage de documents comprend en premier lieu l’étape d’assemblage des documents à archiver et leur dépôt au système d’archivage, soit-il interne ou externe à l’entité.

Il se complète par l’étape de restitution définitive ou de consultation des documents archivés.

ArchivageCasdutilisationgénéral.jpg
Diagramme d'utilisation


Description du cas d'affaire – Processus d’archivage de documents

Nom du processus d'affaires

Demande d’archivage

Identification

Archivage

Acteurs

Propriétaire d’archives ; archiveur ; tiers archiveur.

Description

Le propriétaire d’archives dépose le lot à archiver chez l’archiveur.

Conditions préalables

Constitution du lot à archiver, procédure définie entre les parties.

Post-conditions

Remise de la clé de chiffrement au propriétaire d’archives.

Scénario

Le lot de documents à archiver est déposé chez l’archiveur par le propriétaire d’archives.

Celui-ci archive les documents, remet un accusé de réception et le moyen d’authentification permettant l’identification du lot d’archive ainsi que la clé de chiffrement associée aux documents archivés.

Sur demande du propriétaire d’archives, l’archiveur retrouve tout ou partie des documents archivés, les restitue au propriétaire d’archives, son mandataire ou toute autorité habilitée, soit de manière définitive, soit pour consultation.

Chacun des acteurs gère son registre (ou journal des entrées/sorties) des archives.

Remarques

Inscription dans le journal des entrées/sorties.


Collaboration entre activités lors du processus d’archivage de documents


Archivageexternedemandedarchivage.jpg


Collaboration entre activités

 

Nom du processus d'affaires

Demande d’archivage

Identification

Archivage

Acteurs

Propriétaire d’archives ; archiveur ; tiers archiveur.

Description

Le propriétaire d’archives remet le lot à archiver à l’archiveur ; après contrôle en fonction des paramètres accompagnant le lot, l’archiveur accepte ou refuse le lot.

L’acceptation signifie qu’il délivre un accusé de réception sous la forme d’une clé d’authentification des archives.

Archiveur et propriétaire d’archives tiennent chacun un registre des archives.

Rôles admis

Propriétaire d’archives ; archiveur ; tiers archiveur.

Exigences légales

Durée de conservation des documents archivés.

Evénement initial / final

 

Initial: constitution du lot de documents à archiver.

Final : remise de la clé d’authentification et mise à jour des registres d’archives respectifs.

Périmètre

Depuis la constitution du lot d’archives jusqu’à la restitution du lot de documents archivés.

Limite

Non défini.

Contrainte(s)

Inscription dans le journal des entrées/sorties.


Diagramme de collaboration lors du processus d’archivage de documents


Collaborationarchivagedemandedarchivageautiersdeconfiance.jpg


Cas d'affaire d'un processus de restitution de documents archivés

Sur demande du propriétaire d’archives, par extension son mandataire ou toute autorité habilitée, l’archiveur retrouve les archives demandées, soit pour restitution définitive, soit pour consultation.

La procédure inclut l’identification et l’authentification des archives à consulter ou à restituer.

Selon le cas, l’archiveur est amené à détruire ou non les archives, et de gérer en conséquence le registre des archives.

Archivageexterneretourcompletourecherchesélection.jpg


Description du cas d'affaire – Processus de restitution de documents archivés

 

Nom du processus d'affaires

Demande de restitution d’archive.

Identification

Consultation ou restitution définitive.

Acteurs

Propriétaire d’archives ; archiveur ; tiers archiveur.

Description

Retour définitif des archives chez la propriétaire d’archives ou consultation de partie d’archives.

Condition(s) préalable(s)

Avoir déposé lesdites archives.

Restitution dans la forme initiale de dépôt.

Post-conditions

 

Scénario

Sur demande du propriétaire d’archives, l’archiveur retrouve les documents archivés concernés. Selon le cas, il communique le lot pour consultation ou il le restitue définitivement. Le registre des archives de chacun des acteurs consigne l’action effectuée.

Remarques

Inscription dans le journal des entrées/sorties.


CollaborationarchivagedemanderestitutionarchiveauTC.jpg


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