Scénarii d’utilisation du message du plan de compte
Sommaire
Introduction
En conformité avec les règles comptables, la structure de l’information financière de l’entreprise s’appuie sur la comptabilité, laquelle s’articule autour d’un plan de comptes.
Il existe nécessairement un plan de comptes pour les comptes généraux, les comptes de tiers débiteurs et créditeurs, ainsi que, le cas échéant, pour d’autres types de comptabilités visant nombre d’analyses et/ou ventilations des charges et produits, de gestion de budgets, de suivi de projets, de chantiers, etc.
Préalablement à l’enregistrement du montant d’une ligne d’écriture, le compte récepteur doit exister au plan de comptes. La déviation vers la procédure de création d’un compte sera donc possiblement associée à l’enregistrement des écritures.
Le plan de comptes normalisé se base sur une architecture construite à partir de composants puisés dans la librairie des informations réutilisables UN-Cefact.
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Vue Domaine d'Affaires |
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Processus Affaires |
Ventes |
Achats |
Finance, |
Opérations diverses |
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Enregistrement |
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Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé) |
devra exister |
devra exister |
devra exister |
devra exister |
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Modèle Domaine d'Affaires |
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Modèle d'Affaires Nom modèle |
Comptabilité |
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Description |
La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. L’enregistrement n’est possible que si ces comptes existent dans la liste des comptes en usage dans l’entreprise. Cette liste des comptes constitue le plan de comptes |
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Secteurs d'activité |
Tous |
Deux cas d’utilisation, aussi appelés cas d’affaires, ont été identifiés et sont décrits :
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Description du cas d'Affaires |
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Nom du domaine d'activité |
Comptabilité et audit. |
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Description |
Plan de comptes. |
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Portée |
Format normalisé d’un compte comptable. |
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Processus |
Processus de saisie de compte. |
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Objectif |
Produire les comptes du plan comptable utilisé dans l’entreprise. |
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Cas d'affaires |
Saisie d’un compte comptable. |
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Catégorie |
Comptable, teneur de livre, cabinet de comptabilité. |
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Périmètre d'affaires |
Organiser les lignes d’écritures composant les livres comptables selon la structure d’un plan approprié aux activités de l’entreprise. |
Cas d'affaire d'un processus de saisie d’un compte du plan
Chaque ligne d’écriture est enregistrée dans un compte du plan de comptes utilisé par l'entité en conformité avec le système interne comptable.
Le compte est supposé exister préalablement à la première ligne qui y sera comptabilisée. Il est créé au plus tard avant validation de l’écriture dont une ligne y est portée.
Collaboration entre activités lors du processus de saisie de compte
La saisie d’un élément du plan de comptes conduit à la mise à jour dudit plan par création d’un nouvel élément, modification ou suppression d’un élément existant ; il appartient à l’application de gestion du plan de comptes d’exécuter les contrôles adéquats notamment cette règle concernant la suppression :
- la suppression d’un compte n’est effective qu’à la double condition que le solde du compte soit nul et qu’il n’y ait plus eu aucun mouvement affectant ce compte depuis deux exercices comptables au moins.
Diagramme de collaboration lors du processus de saisie de comptes
Cas d'affaire d'un processus de migration d’un système de comptabilité vers un autre
A côté des écritures et de la liste des journaux, le système comptable émetteur restitue les éléments constituant le ou les plans de comptes à la date choisie pour la migration vers un autre système.
Le cas illustré propose que les systèmes émetteur et récepteur utilisent le compte normalisé XML UN/Cefact comme le format pivot de sortie de l’un pour être introduit dans l’autre.
Les processus de contrôle et de validation des comptes faisant partie du ou des plans de comptes repris en bloc d’un autre système seront sensiblement différents de ceux appliqués dans le premier cas d’utilisation décrit plus haut.
Description des flux – Processus de migration et reprise de comptes
Nombreux sont les cas où la comptabilité est amenée à devoir migrer d’un système informatique de comptabilité vers un autre, parfois même d’une plateforme vers une autre.
La reprise des écritures et du plan de comptes est l’événement fondamental de toute migration.
Les partenaires auront à décrire avec précision la chorégraphie des étapes préliminaires aux échanges entre les systèmes et mettre en lumière de nombreux points relatifs à la transmission d’un système vers l’autre.
Le système émetteur produira un maximum de paramètres et valeurs permettant au système récepteur de valider les écritures reprises. En choisissant le modèle UN-Cefact comme format pivot, émetteur et récepteur gagneront du temps pour se consacrer aux décisions concernant les éléments en trop ou ceux manquants.
La reprise d’un ou plusieurs plans de comptes procède d’un événement qui ne permet pas de continuité dans la production des livres comptables.
NB - Les cas les plus courants sont ceux décrits dans le guide relatif aux écritures comptables (Message Accounting Entry).
