Scénarii d’utilisation du message du plan de compte

Introduction

En conformité avec les règles comptables, la structure de l’information financière de l’entreprise s’appuie sur la comptabilité, laquelle s’articule autour d’un plan de comptes.

Il existe nécessairement un plan de comptes pour les comptes généraux, les comptes de tiers débiteurs et créditeurs, ainsi que, le cas échéant, pour d’autres types de comptabilités visant nombre d’analyses et/ou ventilations des charges et produits, de gestion de budgets, de suivi de projets, de chantiers, etc.

Préalablement à l’enregistrement du montant d’une ligne d’écriture, le compte récepteur doit exister au plan de comptes. La déviation vers la procédure de création d’un compte sera donc possiblement associée à l’enregistrement des écritures.

Le plan de comptes normalisé se base sur une architecture construite à partir de composants puisés dans la librairie des informations réutilisables UN-Cefact.

Vue Domaine d'Affaires
Processus Affaires	Ventes	Achats	Finance, Banques, Caisse	Opérations diverses
Enregistrement
Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé)	devra exister	devra exister	devra exister	devra exister

 

Modèle Domaine d'Affaires
Modèle d'Affaires Nom modèle	Comptabilité
Description	La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une  transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. L’enregistrement n’est possible que si ces comptes existent dans la liste des comptes en usage dans l’entreprise. Cette liste des comptes constitue le plan de comptes
Secteurs d'activité	Tous

Deux cas d’utilisation, aussi appelés cas d’affaires, ont été identifiés et sont décrits :

Description du cas d'Affaires
Nom du domaine d'activité	Comptabilité et audit.
Description	Plan de comptes.
Portée	Format normalisé d’un compte comptable.
Processus	Processus de saisie de compte.
Objectif	Produire les comptes du plan comptable utilisé dans l’entreprise.
Cas d'affaires	Saisie d’un compte comptable.
Catégorie	Comptable, teneur de livre, cabinet de comptabilité.
Périmètre d'affaires	Organiser les lignes d’écritures composant les livres comptables selon la structure d’un plan approprié aux activités de l’entreprise.

Cas d'affaire d'un processus de saisie d’un compte du plan

Chaque ligne d’écriture est enregistrée dans un compte du plan de comptes utilisé par l'entité en conformité avec le système interne comptable.

Le compte est supposé exister préalablement à la première ligne qui y sera comptabilisée. Il est créé au plus tard avant validation de l’écriture dont une ligne y est portée.

Diagramme d'utilisation

Description du cas d'affaire – Processus de saisie de plan de comptes
Nom du processus d'affaires	Processus de saisie de compte
Identification	Plan de comptes (Chart Of Accounts)
Acteurs	Système de saisie
Description	Mise à jour du plan de comptes
Conditions préalables	Le plan de comptes doit avoir été ouvert et identifié.
Post-conditions	n/a
Scénario	La saisie d’un élément faisant partie d’un plan (liste) de comptes, qu’il s’agisse d’un compte général, d’un (sous-)compte individuel tiers client ou tiers fournisseur, compte analytique, compte de plan budgétaire ou autre ; par extension, il peut indiquer la hauteur du niveau de regroupement d’un ensemble de comptes. La mise à jour du plan est déterminée par une date d’ouverture, d’interruption, de fermeture du compte.
Remarques	Dans l’éventualité où le compte n’existe pas encore lors de l’enregistrement d’une ligne d’écriture, une procédure de mise à jour du plan de comptes est engagée.

Collaboration entre activités lors du processus de saisie de compte

La saisie d’un élément du plan de comptes conduit à la mise à jour dudit plan par création d’un nouvel élément, modification ou suppression d’un élément existant ; il appartient à l’application de gestion du plan de comptes d’exécuter les contrôles adéquats notamment cette règle concernant la suppression :

- la suppression d’un compte n’est effective qu’à la double condition que le solde du compte soit nul et qu’il n’y ait plus eu aucun mouvement affectant ce compte depuis deux exercices comptables au moins.

Collaboration entre activités

 

Nom du processus d'affaires	Processus de saisie de compte du plan.
Identification	Compte de plan de comptes.
Acteurs	Système de saisie, système de gestion de la comptabilité.,
Description	Les contrôles sont effectués sur les éléments du plan de comptes concerné. Toute erreur conduit à la correction immédiate ou à défaut, vers le rejet pour recyclage de l’élément.
Roles admis	Emetteur, récepteur.
Exigences légales	Voir réglementation en vigueur ou bonne pratique comptable recommandée.
Evénement initial / final	Initial: le système de saisie empile le lot d’éléments de plan(s) de comptes. Final : Les éléments validés mettent à jour la base de données comptables ; ceux non validés sont rejetés pour être recyclés.
Périmètre
Limite	Non défini
Contrainte(s)	Les comptes auxquels les lignes d’écritures sont imputées doivent exister au plan de comptes de l’entité; le cas échéant une déviation de l’application permet la création du compte manquant. Cette obligation est moins contraignante pour les imputations aux comptes de comptabilités analytiques.

Diagramme de collaboration lors du processus de saisie de comptes

Cas d'affaire d'un processus de migration d’un système de comptabilité vers un autre

A côté des écritures et de la liste des journaux, le système comptable émetteur restitue les éléments constituant le ou les plans de comptes à la date choisie pour la migration vers un autre système.

Le cas illustré propose que les systèmes émetteur et récepteur utilisent le compte normalisé XML UN/Cefact comme le format pivot de sortie de l’un pour être introduit dans l’autre.

Les processus de contrôle et de validation des comptes faisant partie du ou des plans de comptes repris en bloc d’un autre système seront sensiblement différents de ceux appliqués dans le premier cas d’utilisation décrit plus haut.

Description du cas d'affaire – Processus de reprise d’écritures en cas de migration

 

Nom du processus d'affaires	Processus de migration d’un système comptable vers un autre.
Identification	Plan de comptes.
Acteurs	Système comptable émetteur, Système comptable récepteur.
Description	Les comptes du ou des plans proviennent d’un autre système comptable ; c’est notamment le cas lors de migration de/vers un autre progiciel de comptabilité, à l’occasion de fusion d’entreprises, etc.
Condition(s) préalable(s)	Mapping entre les formats émetteur / récepteur et design du mode pivot à partir du format normalisé ; Repérage des incompatibilités et balisage des procédures à appliquer.
Post-conditions	Reconstruction de la comptabilité sur le système récepteur.
Scenario	Le système comptable émetteur restitue l’ensemble des comptes (mais également des écritures du plan et des journaux). Le format pivot s’appuie sur le modèle normalisé du compte comptable. Le système comptable récepteur reconstruit la comptabilité
Remarques	Une procédure particulière doit être appliquée lorsque la longueur des n° de comptes reçus est > à celle des n° de comptes acceptés par le récepteur.

Description des flux – Processus de migration et reprise de comptes

Nombreux sont les cas où la comptabilité est amenée à devoir migrer d’un système informatique de comptabilité vers un autre, parfois même d’une plateforme vers une autre.

La reprise des écritures et du plan de comptes est l’événement fondamental de toute migration.

Les partenaires auront à décrire avec précision la chorégraphie des étapes préliminaires aux échanges entre les systèmes et mettre en lumière de nombreux points relatifs à la transmission d’un système vers l’autre.

Le système émetteur produira un maximum de paramètres et valeurs permettant au système récepteur de valider les écritures reprises. En choisissant le modèle UN-Cefact comme format pivot, émetteur et récepteur gagneront du temps pour se consacrer aux décisions concernant les éléments en trop ou ceux manquants.

La reprise d’un ou plusieurs plans de comptes procède d’un événement qui ne permet pas de continuité dans la production des livres comptables.

NB - Les cas les plus courants sont ceux décrits dans le guide relatif aux écritures comptables (Message Accounting Entry).

Description du cas d'affaire – Processus de migration et reprise de comptes
Nom du processus d'affaires	Processus de reprise (d’écritures et) de plan de comptes
Identification	Plan comptable
Acteurs	Système émetteur, Système récepteur.
Description	Toutes les éléments qui font partie du, ou des plans comptables à reprendre sont extraits par le système émetteur qui les reproduit au format pivot UN-Cefact et transmis au système récepteur Le format pivot UN-Cefact est lu par l’interface de lecture du système récepteur qui les transforme au format requis pour reproduire la comptabilité sur le nouveau système comptable.
Rôles admis	Système de saisie, système de gestion comptable.
Exigences légales	Conserver la traçabilité des opérations de migration.
Evénement initial / final

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