Scénarii d’utilisation du message Documents archivés
Toute écriture comptable s’appuie sur un, voire plusieurs documents. Il est capital que ces documents soient archivés aux fins de servir de preuve à chaque fois que c'est requis ou nécessaire. Le schéma normalisé de l’écriture comptable facilite la liaison directe ou indirecte de l’écriture avec le ou les documents qui la concernent.
Les livres comptables font partie des documents qu’il est obligatoire d’archiver pour la durée prévue par les pratiques en usage et les règles en vigueur.
On peut schématiser le processus d’archivage de documents en fonction du processus d’affaires comme par exemple le bon de commande avec le processus des ventes ou celui des achats.
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Vue Domaine d'Affaires |
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Processus Affaires |
Ventes |
Achats |
Finance, Caisse |
Opérations diverses |
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Archivage |
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Bon de commande |
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X |
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Investissement |
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X |
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Fabrication |
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Approvisionnement |
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Réception |
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Livraison |
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Facture |
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Règlement |
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Redressement |
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Paie |
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Obligations légales |
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Modèle Domaine d'Affaires |
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Modèle d'Affaires Nom modèle |
Archivage de documents |
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Description |
Les documents sont archivés méthodiquement ; chaque fois que c’est possible, il sera fait usage d’un format normalisé. Le cas échéant, une image du document original sera accrochée au document électronique normalisé : a) Procédure d’archivage : La procédure sera différente selon que l’entité aura recours aux services d’un tiers de confiance « archiveur » ou qu’elle assure elle-même la gestion de ses archives. b) Procédure de restitution définitive des documents archivés ou de communication d’une partie de documents archivés sans restitution. |
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Secteurs d'activité |
Tous |
Deux cas d’utilisation, aussi appelés cas d’affaires, ont été identifiés et sont décrits.
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Description du cas d'Affaires |
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Nom du domaine d'activité |
Comptabilité et audit |
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Description |
Documents archivés |
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Portée |
Depuis l’archivage de documents, y compris des documents imbriqués à d’autres, jusqu’à la fin de la période requise d’archivage du ou des documents. |
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Processus |
Processus de saisie d'écritures |
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Objectif |
Archiver, tracer et récupérer les documents à archiver. |
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Cas d'affaires |
a) Produire le lot de documents à archiver par l’archiveur. b) Restituer les documents archivés pour consultation ou bien définitivement. |
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Catégorie |
Comptabilité, audit, autorités compétentes. |
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Périmètre d'affaires |
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Cas d'affaire d'un processus d’archivage de documents
Le processus d’archivage de documents comprend en premier lieu l’étape d’assemblage des documents à archiver et leur dépôt au système d’archivage, soit-il interne ou externe à l’entité.
Il se complète par l’étape de restitution définitive ou de consultation des documents archivés.
