Scénarii d’utilisation du grand livre normalisé : Différence entre versions
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Version actuelle en date du 7 octobre 2011 à 08:57
Introduction
Chaque ligne comptable d'une écriture est enregistrée au débit ou au crédit d'un compte préexistant dans le plan de comptes utilisé par l'entité.
L’ensemble des lignes enregistrées au cours d'une période ainsi que les cumuls et soldes au début de ladite période permettent d’avoir une vue détaillée de l’activité de chaque compte ; en fin de période, les cumuls et soldes apparaîtront à la balance de vérification.
L’ensemble des comptes ainsi détaillés constitue le grand-livre.
Le grand-livre est un des outils sur lequel l’auditeur s’appuie pour effectuer ses vérifications périodiques.
Le scénario étudié dans le présent modèle est une recherche selon critères de lignes d’écritures dans les comptes du grand-livre.
A noter que le grand-livre pourrait être utilisé en cas de migration de comptabilité vers un autre système comptable, si on considère que le critère serait la totalité des lignes d’écritures. Le scénario de migration a été décrit et modélisé dans le guide concernant les écritures, le plan de comptes et la liste des journaux.
Vue Domaine d'Affaires |
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Processus Affaires |
Ventes |
Achats |
Finance, Caisse |
Opérations diverses |
Enregistrement |
|
|
|
|
Identification Journal |
doit exister |
doit exister |
doit exister |
doit exister |
Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé) |
devrait exister |
devrait exister |
devrait exister |
devrait exister |
Modèle Domaine d'Affaires |
|
Modèle d'Affaires Nom modèle |
Comptabilité |
Description |
La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. Certaines écritures sont obligatoires tandis que d'autres sont optionnelles ou conditionnelles (par exemple l'engagement hors bilan, comptabilité analytique, etc.). En suivant ce modèle, la comptabilité est mise à jour quasiment en temps réel. |
Secteurs d'activité |
Tous |
Un cas d’utilisation, aussi appelé cas d’affaires, est décrit.
Description du cas d'Affaires |
|
Nom du domaine d'activité |
Comptabilité et audit |
Description |
Recherche dans le grand-livre des comptes |
Portée |
Format normalisé de la ligne d'écriture comptable |
Processus |
Processus de recherche et restitution de lignes d'écritures |
Objectif |
Recherche de lignes d’écritures selon critères ; Production d’extrait de compte(s) pour audit des livres comptables. |
Cas d'affaires |
a) Recherche de lignes d’écritures selon critères définis par l’auditeur b) Constituer une "archive comptable". |
Catégorie |
Comptable, teneur de livre, cabinet de comptabilité |
Périmètre d'affaires |
Tout événement économique qui affectent le patrimoine d'une entité ; confirmation de commande, fabrication, livraison, réception, construction, règlement, analyse du coût, budget, états financiers, statistiques, masse salariale, transactions financières, etc. |
Cas d'affaire d'un processus de recherche d'écritures
Les écritures, enregistrées dans des journaux et/ou des registres auxiliaires compte tenu d'un plan de comptes utilisé par l'entité, sont reportées dans les comptes du grand-livre en conformité avec le système interne comptable. Dans la plupart des systèmes modernes, le grand-livre est une autre vue des écritures enregistrées dans les journaux.
Le grand-livre offre une vue actuelle de chacun et tous les comptes utilisés dans l’entreprise, en détaillant chaque ligne d’écriture y enregistrée avec ses principales caractéristiques telles que le montant, la date, la ou les références d’origine, un libellé éventuel.
Périodiquement des procédures d’audit (interne ou externe) s’appuient sur le grand-livre des comptes pour retirer un échantillonnage de lignes d’écritures plus ou moins fourni.
Description du cas d'affaire – Processus de sélection de lignes d'écritures |
|
Nom du processus d'affaires |
Processus de sélection de lignes d’écritures. |
Identification |
Recherche et sélection de lignes d’écritures comptables. |
Acteurs |
Auditeur, système de comptabilité. |
Description |
L’auditeur établit les critères selon lesquels il veut contrôler un échantillon de lignes d’écritures portées dans les comptes du grand-livre afin de se forger une opinion sur la qualité de la comptabilité. |
Conditions préalables |
Existence du grand livre des comptes. |
Post-conditions |
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Scénario |
À l’aide d’un outil d’interrogation, l’auditeur établit les critères de sélection de lignes d’écritures à choisir dans les comptes du grand-livre produit par le système de comptabilité de l’entité. Le système comptable restitue le lot échantillon selon le format pivot standard UN/Cefact. |
Remarques |
|
Collaboration entre activités lors du processus de sélection d’écritures
L’auditeur doit constituer un ou plusieurs lots d’échantillons de lignes d’écritures auxquels il applique les procédures de vérification.
Le processus de recherche utilise le format pivot de la ligne d’écriture normalisée UN/Cefact utilisé pour le grand-livre.
Collaboration entre activités |
Nom du processus d'affaires |
Processus de sélection d’écritures. |
Identification |
Sélection de lignes d’écritures comptables. |
Acteurs |
Auditeur, système de comptabilité. |
Description |
L’auditeur établit les critères selon lesquels il veut contrôler un échantillon de lignes d’écritures portées dans les comptes du grand-livre afin de se forger une opinion sur la qualité de la comptabilité. Le système de comptabilité produit le lot des lignes d’écritures sélectionnées ; le format. |
Rôles admis |
Auditeur, système de comptabilité. |
Exigences légales |
Après enregistrement et validation dans les livres comptables, une écriture ne peut plus être ni modifiée, ni retirée. |
Événement initial / final
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Initial : le système de saisie ou l’application en amont de la comptabilité empile le lot d’écritures à valider. Final : Les écritures validées sont enregistrées dans les livres comptables, les écritures non validées sont rejetées pour être recyclées. |
Périmètre |
Depuis la saisie, ou la génération des écritures jusqu’à la validation préalablement à la mise à jour des livres comptables en passant par les points de contrôle et de correction ou le rejet. |
Limite |
Non défini. |
Contrainte(s) |
Le journal auxiliaire à utiliser doit être connu du système de saisie de l’entité. Les comptes auxquels les lignes d’écritures sont imputées doivent faire partie du plan de comptes de l’entité ; le cas échéant une déviation de l’application permet la création du compte manquant. |