Scénarii d’utilisation du grand livre normalisé

Introduction

Chaque ligne comptable d'une écriture est enregistrée au débit ou au crédit d'un compte préexistant dans le plan de comptes utilisé par l'entité.

L’ensemble des lignes enregistrées au cours d'une période ainsi que les cumuls et soldes au début de ladite période permettent d’avoir une vue détaillée de l’activité de chaque compte ; en fin de période, les cumuls et soldes apparaîtront à la balance de vérification.

L’ensemble des comptes ainsi détaillés constitue le grand-livre.

Le grand-livre est un des outils sur lequel l’auditeur s’appuie pour effectuer ses vérifications périodiques.

Le scénario étudié dans le présent modèle est une recherche selon critères de lignes d’écritures dans les comptes du grand-livre.

A noter que le grand-livre pourrait être utilisé en cas de migration de comptabilité vers un autre système comptable, si on considère que le critère serait la totalité des lignes d’écritures. Le scénario de migration a été décrit et modélisé dans le guide concernant les écritures, le plan de comptes et la liste des journaux.

Vue Domaine d'Affaires
Processus Affaires	Ventes	Achats	Finance, Banques, Caisse	Opérations diverses
Enregistrement
Identification Journal	doit exister	doit exister	doit exister	doit exister
Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé)	devrait exister	devrait exister	devrait exister	devrait exister

Modèle Domaine d'Affaires
Modèle d'Affaires Nom modèle	Comptabilité
Description	La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une  transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. Certaines écritures sont obligatoires tandis que d'autres sont optionnelles ou conditionnelles (par exemple l'engagement hors bilan, comptabilité analytique, etc.). En suivant ce modèle, la comptabilité est mise à jour quasiment en temps réel.
Secteurs d'activité	Tous

Un cas d’utilisation, aussi appelé cas d’affaires, est décrit.

Description du cas d'Affaires
Nom du domaine d'activité	Comptabilité et audit
Description	Recherche dans le grand-livre des comptes
Portée	Format normalisé de la ligne d'écriture comptable
Processus	Processus de recherche et restitution de lignes d'écritures
Objectif	Recherche de lignes d’écritures selon critères ; Production d’extrait de compte(s) pour audit des livres comptables.
Cas d'affaires	a)     Recherche de lignes d’écritures selon critères définis par l’auditeur b)     Constituer une "archive comptable".
Catégorie	Comptable, teneur de livre, cabinet de comptabilité
Périmètre d'affaires	Tout événement économique qui affectent le patrimoine d'une entité ; confirmation de commande, fabrication, livraison, réception, construction, règlement, analyse du coût, budget, états financiers, statistiques, masse salariale, transactions financières, etc.

Cas d'affaire d'un processus de recherche d'écritures

Les écritures, enregistrées dans des journaux et/ou des registres auxiliaires compte tenu d'un plan de comptes utilisé par l'entité, sont reportées dans les comptes du grand-livre en conformité avec le système interne comptable. Dans la plupart des systèmes modernes, le grand-livre est une autre vue des écritures enregistrées dans les journaux.

Le grand-livre offre une vue actuelle de chacun et tous les comptes utilisés dans l’entreprise, en détaillant chaque ligne d’écriture y enregistrée avec ses principales caractéristiques telles que le montant, la date, la ou les références d’origine, un libellé éventuel.

Périodiquement des procédures d’audit (interne ou externe) s’appuient sur le grand-livre des comptes pour retirer un échantillonnage de lignes d’écritures plus ou moins fourni.

Description du cas d'affaire – Processus de sélection de lignes d'écritures
Nom du processus d'affaires	Processus de sélection de lignes d’écritures.
Identification	Recherche et sélection de lignes d’écritures comptables.
Acteurs	Auditeur, système de comptabilité.
Description	L’auditeur établit les critères selon lesquels il veut contrôler un échantillon de lignes d’écritures portées dans les comptes du grand-livre afin de se forger une opinion sur la qualité de la comptabilité.
Conditions préalables	Existence du grand livre des comptes.
Post-conditions
Scénario	À l’aide d’un outil d’interrogation, l’auditeur établit les critères de sélection de lignes d’écritures à choisir dans les comptes du grand-livre produit par le système de comptabilité de l’entité. Le système comptable restitue le lot échantillon selon le format pivot standard UN/Cefact.
Remarques

Collaboration entre activités lors du processus de sélection d’écritures

L’auditeur doit constituer un ou plusieurs lots d’échantillons de lignes d’écritures auxquels il applique les procédures de vérification.

Le processus de recherche utilise le format pivot de la ligne d’écriture normalisée UN/Cefact utilisé pour le grand-livre.

Collaboration entre activités

 

Nom du processus d'affaires	Processus de sélection d’écritures.
Identification	Sélection de lignes d’écritures comptables.
Acteurs	Auditeur, système de comptabilité.
Description	L’auditeur établit les critères selon lesquels il veut contrôler un échantillon de lignes d’écritures portées dans les comptes du grand-livre afin de se forger une opinion sur la qualité de la comptabilité. Le système de comptabilité produit le lot des lignes d’écritures sélectionnées ; le format.
Rôles admis	Auditeur, système de comptabilité.
Exigences légales	Après enregistrement et validation dans les livres comptables, une écriture ne peut plus être ni modifiée, ni retirée.
Événement initial / final	Initial : le système de saisie ou l’application en amont de la comptabilité empile le lot d’écritures à valider. Final : Les écritures validées sont enregistrées dans les livres comptables, les écritures non validées sont rejetées pour être recyclées.
Périmètre	Depuis la saisie, ou la génération des écritures jusqu’à la validation préalablement à  la mise à jour des livres comptables en passant par les points de contrôle et de correction ou le rejet.
Limite	Non défini.
Contrainte(s)	Le journal auxiliaire à utiliser doit être connu du système de saisie de l’entité. Les comptes auxquels les lignes d’écritures sont imputées doivent faire partie du plan de comptes de l’entité ; le cas échéant une déviation de l’application permet la création du compte manquant.

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