Scénarii d’utilisation du message Liste des journaux : Différence entre versions
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=== Diagramme de collaboration lors du processus de saisie d'une liste de journaux ou d'un journal === | === Diagramme de collaboration lors du processus de saisie d'une liste de journaux ou d'un journal === | ||
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+ | == Cas d'affaire d'un processus de migration d’un système de comptabilité vers un autre == | ||
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+ | Le système comptable émetteur restitue la liste des journaux utilisés, ainsi que le plan de comptes et toutes les écritures composant le grand livre à la date choisie pour la migration vers un autre système. | ||
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+ | Le cas illustré propose que les systèmes émetteur et récepteur utilisent tous deux le format liste des journaux normalisée XML UN/Cefact comme le format pivot de sortie de l’un pour être réintroduit dans l’autre. | ||
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+ | Les processus de contrôle et de validation d'une liste de journaux reprise en bloc d’un autre système seront sensiblement différents de ceux appliqués dans le premier cas d’utilisation décrit plus haut. | ||
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+ | <table class=MsoNormalTable border=1 cellspacing=0 cellpadding=0 width=624 | ||
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+ | <p class=MsoNormal align=center style='margin-top:3.0pt;margin-right:0cm; | ||
+ | margin-bottom:3.0pt;margin-left:0cm;text-align:center;page-break-after:avoid'><b><span | ||
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+ | du cas d'affaire – </span></b><b><span style='font-size:10.0pt;font-family: | ||
+ | "Arial","sans-serif"'>Processus de reprise d'une liste de journaux en cas de | ||
+ | migration</span></b></p> | ||
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+ | <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Liste | ||
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+ | c’est notamment le cas lors de migration de/vers un autre progiciel de | ||
+ | comptabilité, à l’occasion de fusion d’entreprises, etc.</span></p> | ||
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+ | <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Mapping | ||
+ | entre les formats émetteur / récepteur et design du mode pivot à partir du format | ||
+ | normalisé.</span></p> | ||
+ | <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Repérage | ||
+ | des incompatibilités et balisage des procédures à appliquer.</span></p> | ||
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+ | <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Post-conditions</span></b></p> | ||
+ | </td> | ||
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+ | border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt; | ||
+ | padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'> | ||
+ | <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Reconstruction | ||
+ | de la comptabilité sur le système récepteur.</span></p> | ||
+ | </td> | ||
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+ | <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top: | ||
+ | none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'> | ||
+ | <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Scénario</span></b></p> | ||
+ | </td> | ||
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+ | <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Le | ||
+ | système comptable émetteur restitue la liste des journaux. Le format pivot | ||
+ | s’appuie sur le modèle normalisé de la liste des journaux.</span></p> | ||
+ | <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Le | ||
+ | système comptable récepteur reconstruit la comptabilité.</span></p> | ||
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+ | <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;border-top: | ||
+ | none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'> | ||
+ | <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Remarques</span></b></p> | ||
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+ | padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'> | ||
+ | <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>La | ||
+ | validation ou le rejet de la liste des journaux ou d'un journal est de la | ||
+ | responsabilité du directeur administratif et financier, du chef comptable, de | ||
+ | l’expert-comptable ou du cabinet en charge de la comptabilité.</span></p> | ||
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Version du 7 octobre 2011 à 07:44
En conformité avec les règles comptables, une écriture s’enregistre dans l’ordre chronologique de date et de numéro d’ordre dans un livre journal, lequel est éventuellement remplacé par autant de journaux secondaires, spécialisés par type d’opérations telles que journal des ventes, journal des achats, journal de banque, etc.
C’est cette dernière situation qu’on rencontre aujourd’hui largement dans les systèmes de gestion de comptabilité.
Vue Domaine d'Affaires |
||||
Processus Affaires |
Ventes |
Achats |
Finance, Caisse |
Opérations diverses |
Enregistrement |
|
|
|
|
Identification Journal |
doit exister |
doit exister |
doit exister |
doit exister |
Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé) |
devrait exister |
devrait exister |
devrait exister |
devrait exister |
Modèle Domaine d'Affaires |
|
Modèle d'Affaires Nom modèle |
Comptabilité |
Description |
La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. L’outil premier de l’enregistrement est le livre journal ou ses auxiliaires spécialisés par type d’opération. La liste des journaux utilisés par l’entité constitue un élément des contrôles externes à l’entreprise. |
Secteurs d'activité |
Tous |
Les cas d’utilisation, ou cas d’affaires, ont été identifié et sont décrits ci après
Description du cas d'Affaires |
|
Nom du domaine d'activité |
Comptabilité et audit |
Description |
Liste des journaux |
Portée |
Format normalisé du journal secondaire |
Processus |
Processus de saisie d'écritures |
Objectif |
Produire un journal comptable (secondaire) pour mise à jour des livres comptables |
Cas d'affaires |
a) Établir le lien entre la comptabilité et les applications amont constatant un événement, tels que circuits commerciaux, paie, gestion des immobilisations afin de déterminer une situation financière réelle à chaque étape du circuit commercial, après utilisation de ressource(s) ou encore l’intervention d’un agent interne ou externe. b) Faciliter la migration entre deux systèmes de gestion comptable au moyen du format normalisé des listes de journaux (des écritures et des comptes du plan de comptes de l’entreprise). c) Constituer une "archive comptable". |
Catégorie |
Comptable, cabinet de comptabilité |
Périmètre d'affaires |
Tout événement économique qui affecte le patrimoine d'une entité ; commande, fabrication, livraison, réception, construction, règlement, analyse du coût, budget, états financiers, statistiques, masse salariale, transactions financières, etc. |
Sommaire
Lien entre la liste des journaux et la saisie des écritures
Le système comptable reçoit directement à partir de procédés automatisés, des écritures éventuellement imputées au préalable par un jeton comptable. Ces écritures peuvent être saisies manuellement à partir de documents papier.
Les écritures sont enregistrées dans des journaux auxiliaires connus par la liste des journaux utilisés dans l’entreprise et compte tenu d'un plan de comptes utilisé par l'entité en conformité avec le système interne comptable.
Description du cas d'affaire – Processus de reprise d'une liste de journaux |
|
Nom du processus d'affaires |
Processus de reprise d'une liste de journaux. |
Identification |
Journaux comptables. |
Acteurs |
Système de saisie, Système de gestion de la comptabilité, |
Description |
La liste de journaux permet d'identifier les livres comptables spécialisés permettant de reclasser les écritures qui y seront enregistrées. |
Conditions préalables |
|
Post-conditions |
|
Scénario |
Un journal auxiliaire connu comme étant utilisé par l’entreprise reçoit les écritures. Dans l’éventualité où le journal n’existe pas encore, une procédure de mise à jour est engagée par le système de saisie. |
Remarques |
La validation ou le rejet d'un journal est de la responsabilité finale du directeur administratif et financier, du chef comptable, de l’expert-comptable ou du cabinet qui a la charge du système d’information comptable. |
Collaboration entre activités lors du processus de saisie d'une liste de journaux ou d'un journal
Bien que les moyens de contrôle et de vérification par un programme ne soient pas exhaustifs, un ensemble de contrôles physiques et logiques sont appliqués en vue de prévenir les erreurs. La spécialisation des journaux auxiliaires fait partie du procédé.
En fin de compte, la validation des journaux utilisés est de la responsabilité du professionnel comptable.
Collaboration entre activités |
Nom du processus d'affaires |
Processus de saisie d'une liste de journaux. |
Identification |
Journaux comptables (liste des journaux auxiliaires) |
Acteurs |
Système de saisie, Système de gestion de la comptabilité. |
Description |
Les journaux et journaux auxiliaires correspondent à l’opération qui leur donne naissance (ventes, achats, investissements, banque, caisse, feuille de paie, etc.). Les contrôles sont effectués sur les journaux avant leur validation sous la responsabilité du professionnel comptable. |
Rôles admis |
Comptable, opérateur de saisie, système de saisie. |
Exigences légales |
Le GAAP prévoit, en matière d'organisation comptable, l'existence d'une liste de journaux ouverts dans les comptes de l'entité. |
Événement initial / final
|
Initial : la nécessité d'enregistrer des écritures comptables dans un journal spécifique. Final : |
Périmètre |
Depuis la saisie, ou la génération des livres comptables en passant par les points de contrôle et de correction ou le rejet. |
Limite |
Non défini |
Contrainte(s) |
Le journal auxiliaire à utiliser doit être connu du système de saisie de l’entité. Le cas échéant une déviation de l’application permet la création du journal manquant. |
Diagramme de collaboration lors du processus de saisie d'une liste de journaux ou d'un journal
Cas d'affaire d'un processus de migration d’un système de comptabilité vers un autre
Le système comptable émetteur restitue la liste des journaux utilisés, ainsi que le plan de comptes et toutes les écritures composant le grand livre à la date choisie pour la migration vers un autre système.
Le cas illustré propose que les systèmes émetteur et récepteur utilisent tous deux le format liste des journaux normalisée XML UN/Cefact comme le format pivot de sortie de l’un pour être réintroduit dans l’autre.
Les processus de contrôle et de validation d'une liste de journaux reprise en bloc d’un autre système seront sensiblement différents de ceux appliqués dans le premier cas d’utilisation décrit plus haut.
Description du cas d'affaire – Processus de reprise d'une liste de journaux en cas de migration |
Nom du processus d'affaires |
Processus de migration d’un système comptable vers un autre. |
Identification |
Liste des journaux auxiliaires. |
Acteurs |
Système comptable émetteur, Système comptable récepteur. |
Description |
La liste des journaux utilisés provient d’un autre système comptable ; c’est notamment le cas lors de migration de/vers un autre progiciel de comptabilité, à l’occasion de fusion d’entreprises, etc. |
Condition(s) préalable(s) |
Mapping entre les formats émetteur / récepteur et design du mode pivot à partir du format normalisé. Repérage des incompatibilités et balisage des procédures à appliquer. |
Post-conditions |
Reconstruction de la comptabilité sur le système récepteur. |
Scénario |
Le système comptable émetteur restitue la liste des journaux. Le format pivot s’appuie sur le modèle normalisé de la liste des journaux. Le système comptable récepteur reconstruit la comptabilité. |
Remarques |
La validation ou le rejet de la liste des journaux ou d'un journal est de la responsabilité du directeur administratif et financier, du chef comptable, de l’expert-comptable ou du cabinet en charge de la comptabilité. |