Scénarii d’utilisation du message Liste des journaux

Introduction

En conformité avec les règles comptables, une écriture s’enregistre dans l’ordre chronologique de date et de numéro d’ordre dans un livre journal, lequel est éventuellement remplacé par autant de journaux secondaires, spécialisés par type d’opérations telles que journal des ventes, journal des achats, journal de banque, etc.

C’est cette dernière situation qu’on rencontre aujourd’hui largement dans les systèmes de gestion de comptabilité.

Vue Domaine d'Affaires
Processus Affaires	Ventes	Achats	Finance, Banques, Caisse	Opérations diverses
Enregistrement
Identification Journal	doit exister	doit exister	doit exister	doit exister
Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé)	devrait exister	devrait exister	devrait exister	devrait exister

Modèle Domaine d'Affaires
Modèle d'Affaires Nom modèle	Comptabilité
Description	La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. L’outil premier de l’enregistrement est le livre journal ou ses auxiliaires spécialisés par type d’opération. La liste des journaux utilisés par l’entité constitue un élément des contrôles externes à l’entreprise.
Secteurs d'activité	Tous

Les cas d’utilisation, ou cas d’affaires, ont été identifié et sont décrits ci après

Description du cas d'Affaires
Nom du domaine d'activité	Comptabilité et audit
Description	Liste des journaux
Portée	Format normalisé du journal secondaire
Processus	Processus de saisie d'écritures
Objectif	Produire un journal comptable (secondaire) pour mise à jour des livres comptables
Cas d'affaires	a)     Établir le lien entre la comptabilité et les applications amont constatant un événement, tels que circuits commerciaux, paie, gestion des immobilisations afin de déterminer une situation financière réelle à chaque étape du circuit commercial, après utilisation de ressource(s) ou encore l’intervention d’un agent interne ou externe. b)     Faciliter la migration entre deux systèmes de gestion comptable au moyen du format normalisé des listes de journaux (des écritures et des comptes du plan de comptes de l’entreprise). c)     Constituer une "archive comptable".
Catégorie	Comptable, cabinet de comptabilité
Périmètre d'affaires	Tout événement économique qui affecte le patrimoine d'une entité ; commande, fabrication, livraison, réception, construction, règlement, analyse du coût, budget, états financiers, statistiques, masse salariale, transactions financières, etc.

Lien entre la liste des journaux et la saisie des écritures

Le système comptable reçoit directement à partir de procédés automatisés, des écritures éventuellement imputées au préalable par un jeton comptable. Ces écritures peuvent être saisies manuellement à partir de documents papier.

Les écritures sont enregistrées dans des journaux auxiliaires connus par la liste des journaux utilisés dans l’entreprise et compte tenu d'un plan de comptes utilisé par l'entité en conformité avec le système interne comptable.

Diagramme d'utilisation

Description du cas d'affaire – Processus de reprise d'une liste de journaux
Nom du processus d'affaires	Processus de reprise d'une liste de journaux.
Identification	Journaux comptables.
Acteurs	Système de saisie, Système de gestion de la comptabilité,
Description	La liste de journaux permet d'identifier les livres comptables spécialisés permettant de reclasser les écritures qui y seront enregistrées.
Conditions préalables
Post-conditions
Scénario	Un journal auxiliaire connu comme étant utilisé par l’entreprise reçoit les écritures. Dans l’éventualité où le journal n’existe pas encore, une procédure de mise à jour est engagée par le système de saisie.
Remarques	La validation ou le rejet d'un journal est de la responsabilité finale du directeur administratif et financier, du chef comptable, de l’expert-comptable ou du cabinet qui a la charge du système d’information comptable.

Collaboration entre activités lors du processus de saisie d'une liste de journaux ou d'un journal

Bien que les moyens de contrôle et de vérification par un programme ne soient pas exhaustifs, un ensemble de contrôles physiques et logiques sont appliqués en vue de prévenir les erreurs. La spécialisation des journaux auxiliaires fait partie du procédé.

En fin de compte, la validation des journaux utilisés est de la responsabilité du professionnel comptable.

Collaboration entre activités

 

Nom du processus d'affaires	Processus de saisie d'une liste de journaux.
Identification	Journaux comptables (liste des journaux auxiliaires)
Acteurs	Système de saisie, Système de gestion de la comptabilité.
Description	Les journaux et journaux auxiliaires correspondent à l’opération qui leur donne naissance (ventes, achats, investissements, banque, caisse, feuille de paie, etc.). Les contrôles sont effectués sur les journaux avant leur validation sous la responsabilité du professionnel comptable.
Rôles admis	Comptable, opérateur de saisie, système de saisie.
Exigences légales	Le GAAP prévoit, en matière d'organisation comptable, l'existence d'une liste de journaux ouverts dans les comptes de l'entité.
Événement initial / final	Initial : la  nécessité d'enregistrer des écritures comptables dans un journal spécifique. Final :
Périmètre	Depuis la saisie, ou la génération des livres comptables en passant par les points de contrôle et de correction ou le rejet.
Limite	Non défini
Contrainte(s)	Le journal auxiliaire à utiliser doit être connu du système de saisie de l’entité. Le cas échéant une déviation de l’application permet la création du journal manquant.

Diagramme de collaboration lors du processus de saisie d'une liste de journaux ou d'un journal

Cas d'affaire d'un processus de migration d’un système de comptabilité vers un autre

Le système comptable émetteur restitue la liste des journaux utilisés, ainsi que le plan de comptes et toutes les écritures composant le grand livre à la date choisie pour la migration vers un autre système.

Le cas illustré propose que les systèmes émetteur et récepteur utilisent tous deux le format liste des journaux normalisée XML UN/Cefact comme le format pivot de sortie de l’un pour être réintroduit dans l’autre.

Les processus de contrôle et de validation d'une liste de journaux reprise en bloc d’un autre système seront sensiblement différents de ceux appliqués dans le premier cas d’utilisation décrit plus haut.

Description du cas d'affaire – Processus de reprise d'une liste de journaux en cas de migration

 

Nom du processus d'affaires	Processus de migration d’un système comptable vers un autre.
Identification	Liste des journaux auxiliaires.
Acteurs	Système comptable émetteur, Système comptable récepteur.
Description	La liste des journaux utilisés provient d’un autre système comptable ; c’est notamment le cas lors de migration de/vers un autre progiciel de comptabilité, à l’occasion de fusion d’entreprises, etc.
Condition(s) préalable(s)	Mapping entre les formats émetteur / récepteur et design du mode pivot à partir du format normalisé. Repérage des incompatibilités et balisage des procédures à appliquer.
Post-conditions	Reconstruction de la comptabilité sur le système récepteur.
Scénario	Le système comptable émetteur restitue la liste des journaux. Le format pivot s’appuie sur le modèle normalisé de la liste des journaux. Le système comptable récepteur reconstruit la comptabilité.
Remarques	La validation ou le rejet de la liste des journaux ou d'un journal est de la responsabilité du directeur administratif et financier, du chef comptable, de l’expert-comptable ou du cabinet en charge de la comptabilité.

Description des flux – Processus de migration et reprise d'une liste des journaux

Nombreux sont les cas où la comptabilité est amenée à devoir migrer d’un système informatique de comptabilité vers un autre, parfois même d’une plateforme vers une autre.

La reprise d'une liste des journaux est un des événements fondamentaux de toute migration.

Les partenaires auront à décrire avec précision la chorégraphie des étapes préliminaires aux échanges entre les systèmes et mettre en lumière de nombreux points relatifs à la transmission d’un système vers l’autre.

Le système émetteur produira un maximum de paramètres et valeurs permettant au système récepteur de valider la liste des journaux.

En choisissant le modèle UN-Cefact comme format pivot, émetteur et récepteur gagneront du temps pour se consacrer aux décisions concernant les transformations éventuelles, les éléments en trop ou ceux manquants.

Nom du processus d'affaires	Processus de reprise d'une liste des journaux.
Identification	Journaux comptables (liste des journaux).
Acteurs	Système émetteur, Système récepteur.
Description	La liste des journaux à reprendre est extraite par le système émetteur qui la reproduit au format pivot UN-Cefact et transmis au système récepteur. Le format pivot UN-Cefact est lu par l’interface de lecture du système récepteur qui les transforme au format requis pour reproduire la comptabilité sur le nouveau système comptable.
Rôles admis	Système émetteur, système récepteur.
Exigences légales	Après enregistrement dans les livres comptables et validation, une liste des journaux ne peut plus être retirée mais peut être modifiée par l'ouverture ou la fermeture de journaux spécialisés.
Événement initial / final	Initial : Le système émetteur produit la liste des journaux en transformant le format interne au format pivot UN-Cefact. Final : A partir de la liste des journaux au format pivot UN-Cefact, le système récepteur reconstruit la comptabilité selon son propre format interne. Le professionnel comptable s’assurera que la liste des journaux comptables couvre bien l'ensemble des écritures comptables émises par le système émetteur au format pivot UN-Cefact.
Périmètre	Choix du format pivot, extraction de la liste des journaux de la comptabilité d’origine au format pivot, reconstruction de la comptabilité par le système récepteur, validation de la liste des journaux produite par le système récepteur.
Limite	Pas défini
Contrainte(s)	Les journaux auxiliaires à utiliser par le système comptable d’origine doivent être connu du système récepteur pour être repris tels quels ou adaptés.

Collaboration entre activités lors du processus de reprises d'une liste de journaux

A côté des écritures, il est également indispensable de déporter la liste des journaux utilisés par l’entité. Les cas les plus courants sont :

• Migration due à un changement de système de comptabilité ;
• Fusion d’entreprises.

La préparation d’archives comptables indépendantes de format, de support, ou de plateforme informatique est une variante intéressante de cas d’utilisation. Ce cas est développé dans le guide du message Bundle Collection.

Dans ce cas, il faut cependant être averti du fait qu’il y aura simultanément transformation en format UN-Cefact du format (propriétaire) interne au système informatique de comptabilité.

Nom du processus d'affaires	Processus de reprise d'une liste de journaux.
Identification	Journaux comptables (journal auxiliaire)
Acteurs	Système émetteur, Système récepteur.
Description	La reprise d'une liste de journaux est le processus par lequel une entité absorbée transfère ses livres comptables à l’entité absorbante, ou bien lorsqu’une migration de système est nécessaire. La reprise d'une liste de journaux ou migration est applicable en cas de restitution à l’entreprise de son dossier comptable jusque-là tenu par un cabinet de comptabilité. Enfin, ce processus peut également faire partie de la procédure d’archivage du dossier comptable (voir à ce sujet le dossier du message Bundle Collection).
Rôles admis	Système émetteur, Système récepteur.
Exigences légales	Celles prévues en matière de conservation des livres et documents comptables et conformément aux GAAP nationaux.
Événement initial / final	Initial : accord entre système émetteur et système récepteur sur le contenu et le format du journal de la liste en usage. Final : reconstruction de la comptabilité par le système récepteur.
Périmètre	Restitution et reconstruction de la comptabilité d’une entité.
Limite	Pas défini
Contrainte(s)	La comptabilité reconstruite sur le système récepteur produit la même balance de vérification que la celle produite à partir du système émetteur.

Diagramme de collaboration lors du processus de reprises des journaux utilisés

Cas d'affaire d'un processus d’archivage de comptabilité

Ce cas d’utilisation est développé dans le guide du message Bundle Collection / Document comptable archivé.

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