Scénarii d’utilisation de l'écriture comptable normalisée : Différence entre versions

De Guide utilisateur des messages comptables UN/XML
Ligne 342 : Ligne 342 :
 
   <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;background:
 
   <td width=113 style='width:3.0cm;border:solid windowtext 1.0pt;background:
 
   #FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 
   #FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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   <p class=MsoToc1>Nom du processus d'affaires</p>
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   <p class=MsoToc1>'''Nom du processus d'affaires'''</p>
 
   </td>
 
   </td>
 
   <td width=510 style='width:382.75pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-left:
 
   <td width=510 style='width:382.75pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-left:
Ligne 467 : Ligne 467 :
 
</table>
 
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=== Description des flux – Processus de saisie d’écritures ===
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==== Collaboration entre activités lors du processus de saisie d’écritures ====
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Bien que les moyens de contrôle et de vérification par un programme ne soient pas exhaustifs, un ensemble de contrôles physiques et logiques sont appliqués en vue de prévenir les erreurs. Certaines erreurs ainsi détectées sont corrigées manuellement ou automatiquement durant le processus de saisie des écritures. Dans le cas où il n'est pas possible d’appliquer immédiatement la correction, l’écriture est rejetée pour être ensuite recyclée.
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En fin de compte, la validation des écritures contenues dans les journaux est de la responsabilité du directeur administratif et financier, du chef comptable voire de l’expert-comptable.
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<table class=MsoNormalTable border=1 cellspacing=0 cellpadding=0 width=624
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style='margin-left:5.4pt;border-collapse:collapse;border:none'>
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<tr>
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  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;background:
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  #FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoToc1>'''Nom du processus d'affaires'''</p>
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  </td>
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  <td width=492 style='width:368.8pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-left:
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  none;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoHeader>Processus de saisie d’écritures.</p>
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  </td>
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</tr>
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<tr>
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  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
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  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Identification</span></b></p>
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  </td>
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  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
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  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
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  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Écritures
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  comptables.</span></p>
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  </td>
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</tr>
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<tr>
 +
  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoHeader><b>Acteurs</b></p>
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  </td>
 +
  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Système
 +
  de saisie, Application en amont de la comptabilité, Système de gestion de la
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  comptabilité. </span></p>
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  </td>
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</tr>
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<tr>
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  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
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  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Description</span></b></p>
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  </td>
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  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
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  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
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  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Les
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  écritures, quelle qu’en soit la source (automatique, semi-automatique ou
 +
  manuelle) sont collectées par journaux auxiliaires correspondant à
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  l’opération qui leur donne naissance (ventes, achats, investissements,
 +
  banque, caisse, feuille de paie, etc.).</span></p>
 +
  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Les
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  contrôles sont effectués sur les écritures avant leur validation sous la responsabilité
 +
  du professionnel de la comptabilité.</span></p>
 +
  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Toute
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  erreur conduit à la correction immédiate ou à défaut, vers le rejet pour
 +
  recyclage de l’écriture.</span></p>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>&nbsp;</span></p>
 +
  </td>
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</tr>
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<tr>
 +
  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Rôles
 +
  admis</span></b></p>
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  </td>
 +
  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Comptable,
 +
  opérateur de saisie, système de saisie.</span></p>
 +
  </td>
 +
</tr>
 +
<tr>
 +
  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Exigences
 +
  légales</span></b></p>
 +
  </td>
 +
  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
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  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Après
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  validation, et enregistrement dans les livres comptables, une écriture ne
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  peut plus être ni modifiée, ni retirée.</span></p>
 +
  </td>
 +
</tr>
 +
<tr>
 +
  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
 +
  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Evénement
 +
  initial / final</span></b></p>
 +
  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>&nbsp;</span></b></p>
 +
  </td>
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  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
 +
  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
 +
  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
 +
  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Initial</span></b><span
 +
  style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>: le système de
 +
  saisie ou l’application en amont de la comptabilité empile le lot d’écritures
 +
  à valider.</span></p>
 +
  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Final</span></b><span
 +
  style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>&nbsp;: Les
 +
  écritures validées sont enregistrées dans les livres comptables, les
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  écritures non validées sont rejetées pour être recyclées.</span></p>
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  </td>
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</tr>
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  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
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  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Périmètre</span></b></p>
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  </td>
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  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
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  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
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  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Depuis
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  la saisie, ou la génération des écritures jusqu’à la validation préalablement
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  à  la mise à jour des livres comptables en passant par les points de contrôle
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  et de correction ou le rejet.</span></p>
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  </td>
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  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
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  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Limite</span></b></p>
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  </td>
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  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
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  border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;
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  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Pas
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  défini.</span></p>
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<tr>
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  <td width=132 style='width:99.0pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:
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  none;background:#FFFF99;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Contrainte(s)</span></b></p>
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  </td>
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  <td width=492 style='width:368.8pt;border-top:none;border-left:none;
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  padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>&nbsp;</span></p>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Le
 +
  journal auxiliaire à utiliser doit être connu du système de saisie de
 +
  l’entité.</span></p>
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  <p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Les
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  comptes auxquels les lignes d’écritures sont imputées doivent faire partie du
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  plan de comptes de l’entité&nbsp;; le cas échéant une déviation de
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  l’application permet la création du compte manquant.</span></p>
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  </td>
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Version du 7 octobre 2011 à 13:44

En conformité avec les règles comptables, une écriture se compose de plusieurs lignes comptables avec pour contrôle un total de valeurs débit égal à celui de valeurs crédit.

Elle s’enregistre dans l’ordre chronologique de date et de numéro d’ordre dans le livre journal, lequel est éventuellement remplacé par autant de journaux secondaires, spécialisés par type d’opérations telles que journal des ventes, journal des achats, journal de banque ABC, etc.

Chaque ligne comptable est enregistrée au débit ou au crédit d'un compte existant dans le plan de comptes utilisé par l'entité.

La ligne d’écriture comptable contient au moins un compte et au moins un montant exprimé dans une monnaie.

Pour que l’écriture soit correctement validée, le compte auquel elle sera comptabilisée devrait exister au préalable au plan de comptes de l’entité ; si tel n’est pas le cas, une procédure annexe doit permettre la mise à jour rapide du plan de comptes en vue de la validation des écritures qui y seront enregistrées.

Vue Domaine d'Affaires

Processus

Affaires

Ventes

Achats

Finance,
Banques,

Caisse

Opérations

diverses

Enregistrement

 

 

 

 

Identification Journal

doit exister

doit exister

doit exister

doit exister

Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé)

devrait exister

devrait exister

devrait exister

devrait exister


Modèle Domaine d'Affaires

Modèle d'Affaires Nom modèle

Comptabilité

Description

La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une  transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. Certaines écritures sont obligatoires tandis que d'autres sont optionnelles ou conditionnelles (par exemple l'engagement hors bilan, comptabilité analytique, etc.).

 En suivant ce modèle, la comptabilité est mise à jour quasiment en temps réel.

Secteurs d'activité

Tous


Deux cas d’utilisation, aussi appelés cas d’affaires, ont été identifiés et sont décrits

Description des cas d’affaires

Nom du domaine d’activités

Comptabilité et audit

Description

Écriture comptable normalisée

Portée

Format normalisé d’écriture comptable

Processus

Processus de saisie d’écritures

Objectif

Produire un journal comptable pour mise à jour des livres comptables

Cas d'affaires

a)     Etablir le lien entre les applications amont à la comptabilité tels que circuits commerciaux, paie, gestion des immobilisations et le sytème de gestion de la comptabilité afin de déterminer une situation financière réelle à chaque étape du circuit commercial.
L’écriture comptable est issue d’un processus de saisie proprement dit qui est soit manuel à partir du document « papier » original, soit électronique ; dans ce dernier cas, l’écriture est produite par un traitement appliqué au jeton comptable transporté par le document électronique.

b)     Faciliter la migration entre deux systèmes de gestion comptable au moyen du format normalisé des écritures (et des comptes du plan de comptes de l’entreprise).

Catégorie

Comptable, teneur de livre, cabinet de comptabilité

Périmètre d'affaires

Tout événement économique qui affecte le patrimoine d'une entité ; commande, fabrication, livraison, réception, construction, règlement, analyse du coût, budget, états financiers, statistiques, masse salariale, transactions financières, etc.


Cas d'affaire d'un processus de saisie d’écritures

Le système comptable reçoit directement à partir de procédés automatisés, des écritures éventuellement imputées au préalable par un jeton comptable ou bien ces écritures sont saisies manuellement à partir de documents papier.

Les écritures sont enregistrées dans des journaux et/ou des registres auxiliaires compte tenu d’un plan de comptes utilisé par l'entité en conformité avec le système interne comptable.

Sur décision du professionnel comptable en charge, les écritures saisies sont ensuite validées par le système comptable avant la mise à jour des livres comptables.

Ecriturescomptables.jpg


Description du cas d'affaire – Processus de saisie d’écritures


Nom du processus d'affaires

Processus de saisie d’écritures

Identification

Écritures comptables

Acteurs

Système de saisie, Application en amont de la comptabilité, Système de gestion de la comptabilité,

Description

Les écritures proviennent de plusieurs modes d’entrées tels que saisie au clavier, écritures générées à partir d’autres applications comme les sous-systèmes de facturation, de paie externalisée, de dotation d’amortissement, etc.

 

Condition(s) préalable(s)

Existence du journal dans la liste des journaux utilisés par l’entreprise;

Existence du compte dans le plan de comptes en usage.

Post-conditions

 

Scenario

Un journal auxiliaire connu comme étant utilisé par l’entreprise reçoit les écritures. L’existence du compte est vérifiée pour chaque ligne de l’écriture. Dans l’éventualité où le compte n’existe pas encore, une procédure de mise à jour du plan de comptes est engagée.

 

Remarques

La validation ou le rejet des écritures est de la responsabilité finale de l’expert-comptable ou du cabinet qui a la charge du système d’information comptable.

 


Description des flux – Processus de saisie d’écritures

Collaboration entre activités lors du processus de saisie d’écritures

Bien que les moyens de contrôle et de vérification par un programme ne soient pas exhaustifs, un ensemble de contrôles physiques et logiques sont appliqués en vue de prévenir les erreurs. Certaines erreurs ainsi détectées sont corrigées manuellement ou automatiquement durant le processus de saisie des écritures. Dans le cas où il n'est pas possible d’appliquer immédiatement la correction, l’écriture est rejetée pour être ensuite recyclée.

En fin de compte, la validation des écritures contenues dans les journaux est de la responsabilité du directeur administratif et financier, du chef comptable voire de l’expert-comptable.

Nom du processus d'affaires

Processus de saisie d’écritures.

Identification

Écritures comptables.

Acteurs

Système de saisie, Application en amont de la comptabilité, Système de gestion de la comptabilité.

Description

Les écritures, quelle qu’en soit la source (automatique, semi-automatique ou manuelle) sont collectées par journaux auxiliaires correspondant à l’opération qui leur donne naissance (ventes, achats, investissements, banque, caisse, feuille de paie, etc.).

Les contrôles sont effectués sur les écritures avant leur validation sous la responsabilité du professionnel de la comptabilité.

Toute erreur conduit à la correction immédiate ou à défaut, vers le rejet pour recyclage de l’écriture.

 

Rôles admis

Comptable, opérateur de saisie, système de saisie.

Exigences légales

Après validation, et enregistrement dans les livres comptables, une écriture ne peut plus être ni modifiée, ni retirée.

Evénement initial / final

 

Initial: le système de saisie ou l’application en amont de la comptabilité empile le lot d’écritures à valider.

Final : Les écritures validées sont enregistrées dans les livres comptables, les écritures non validées sont rejetées pour être recyclées.

Périmètre

Depuis la saisie, ou la génération des écritures jusqu’à la validation préalablement à  la mise à jour des livres comptables en passant par les points de contrôle et de correction ou le rejet.

Limite

Pas défini.

Contrainte(s)

 

Le journal auxiliaire à utiliser doit être connu du système de saisie de l’entité.

Les comptes auxquels les lignes d’écritures sont imputées doivent faire partie du plan de comptes de l’entité ; le cas échéant une déviation de l’application permet la création du compte manquant.



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