Scénarii d’utilisation de l'écriture comptable normalisée

Introduction

En conformité avec les règles comptables, une écriture se compose de plusieurs lignes comptables avec pour contrôle un total de valeurs débit égal à celui de valeurs crédit.

Elle s’enregistre dans l’ordre chronologique de date et de numéro d’ordre dans le livre journal, lequel est éventuellement remplacé par autant de journaux secondaires, spécialisés par type d’opérations telles que journal des ventes, journal des achats, journal de banque ABC, etc.

Chaque ligne comptable est enregistrée au débit ou au crédit d'un compte existant dans le plan de comptes utilisé par l'entité.

La ligne d’écriture comptable contient au moins un compte et au moins un montant exprimé dans une monnaie.

Pour que l’écriture soit correctement validée, le compte auquel elle sera comptabilisée devrait exister au préalable au plan de comptes de l’entité ; si tel n’est pas le cas, une procédure annexe doit permettre la mise à jour rapide du plan de comptes en vue de la validation des écritures qui y seront enregistrées.

Vue Domaine d'Affaires
Processus Affaires	Ventes	Achats	Finance, Banques, Caisse	Opérations diverses
Enregistrement
Identification Journal	doit exister	doit exister	doit exister	doit exister
Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé)	devrait exister	devrait exister	devrait exister	devrait exister

Modèle Domaine d'Affaires
Modèle d'Affaires Nom modèle	Comptabilité
Description	La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une  transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. Certaines écritures sont obligatoires tandis que d'autres sont optionnelles ou conditionnelles (par exemple l'engagement hors bilan, comptabilité analytique, etc.).  En suivant ce modèle, la comptabilité est mise à jour quasiment en temps réel.
Secteurs d'activité	Tous

Deux cas d’utilisation, aussi appelés cas d’affaires, ont été identifiés et sont décrits

Description des cas d’affaires
Nom du domaine d’activités	Comptabilité et audit
Description	Écriture comptable normalisée
Portée	Format normalisé d’écriture comptable
Processus	Processus de saisie d’écritures
Objectif	Produire un journal comptable pour mise à jour des livres comptables
Cas d'affaires	a)     Etablir le lien entre les applications amont à la comptabilité tels que circuits commerciaux, paie, gestion des immobilisations et le sytème de gestion de la comptabilité afin de déterminer une situation financière réelle à chaque étape du circuit commercial. L’écriture comptable est issue d’un processus de saisie proprement dit qui est soit manuel à partir du document « papier » original, soit électronique ; dans ce dernier cas, l’écriture est produite par un traitement appliqué au jeton comptable transporté par le document électronique. b)     Faciliter la migration entre deux systèmes de gestion comptable au moyen du format normalisé des écritures (et des comptes du plan de comptes de l’entreprise).
Catégorie	Comptable, teneur de livre, cabinet de comptabilité
Périmètre d'affaires	Tout événement économique qui affecte le patrimoine d'une entité ; commande, fabrication, livraison, réception, construction, règlement, analyse du coût, budget, états financiers, statistiques, masse salariale, transactions financières, etc.

Cas d'affaire d'un processus de saisie d’écritures

Le système comptable reçoit directement à partir de procédés automatisés, des écritures éventuellement imputées au préalable par un jeton comptable ou bien ces écritures sont saisies manuellement à partir de documents papier.

Les écritures sont enregistrées dans des journaux et/ou des registres auxiliaires compte tenu d’un plan de comptes utilisé par l'entité en conformité avec le système interne comptable.

Sur décision du professionnel comptable en charge, les écritures saisies sont ensuite validées par le système comptable avant la mise à jour des livres comptables.

Description du cas d'affaire – Processus de saisie d’écritures

Nom du processus d'affaires	Processus de saisie d’écritures
Identification	Écritures comptables
Acteurs	Système de saisie, Application en amont de la comptabilité, Système de gestion de la comptabilité,
Description	Les écritures proviennent de plusieurs modes d’entrées tels que saisie au clavier, écritures générées à partir d’autres applications comme les sous-systèmes de facturation, de paie externalisée, de dotation d’amortissement, etc.
Condition(s) préalable(s)	Existence du journal dans la liste des journaux utilisés par l’entreprise; Existence du compte dans le plan de comptes en usage.
Post-conditions
Scenario	Un journal auxiliaire connu comme étant utilisé par l’entreprise reçoit les écritures. L’existence du compte est vérifiée pour chaque ligne de l’écriture. Dans l’éventualité où le compte n’existe pas encore, une procédure de mise à jour du plan de comptes est engagée.
Remarques	La validation ou le rejet des écritures est de la responsabilité finale de l’expert-comptable ou du cabinet qui a la charge du système d’information comptable.

Description des flux – Processus de saisie d’écritures

Collaboration entre activités lors du processus de saisie d’écritures

Bien que les moyens de contrôle et de vérification par un programme ne soient pas exhaustifs, un ensemble de contrôles physiques et logiques sont appliqués en vue de prévenir les erreurs. Certaines erreurs ainsi détectées sont corrigées manuellement ou automatiquement durant le processus de saisie des écritures. Dans le cas où il n'est pas possible d’appliquer immédiatement la correction, l’écriture est rejetée pour être ensuite recyclée.

En fin de compte, la validation des écritures contenues dans les journaux est de la responsabilité du directeur administratif et financier, du chef comptable voire de l’expert-comptable.

Nom du processus d'affaires	Processus de saisie d’écritures.
Identification	Écritures comptables.
Acteurs	Système de saisie, Application en amont de la comptabilité, Système de gestion de la comptabilité.
Description	Les écritures, quelle qu’en soit la source (automatique, semi-automatique ou manuelle) sont collectées par journaux auxiliaires correspondant à l’opération qui leur donne naissance (ventes, achats, investissements, banque, caisse, feuille de paie, etc.). Les contrôles sont effectués sur les écritures avant leur validation sous la responsabilité du professionnel de la comptabilité. Toute erreur conduit à la correction immédiate ou à défaut, vers le rejet pour recyclage de l’écriture.
Rôles admis	Comptable, opérateur de saisie, système de saisie.
Exigences légales	Après validation, et enregistrement dans les livres comptables, une écriture ne peut plus être ni modifiée, ni retirée.
Evénement initial / final	Initial: le système de saisie ou l’application en amont de la comptabilité empile le lot d’écritures à valider. Final : Les écritures validées sont enregistrées dans les livres comptables, les écritures non validées sont rejetées pour être recyclées.
Périmètre	Depuis la saisie, ou la génération des écritures jusqu’à la validation préalablement à  la mise à jour des livres comptables en passant par les points de contrôle et de correction ou le rejet.
Limite	Pas défini.
Contrainte(s)	Le journal auxiliaire à utiliser doit être connu du système de saisie de l’entité. Les comptes auxquels les lignes d’écritures sont imputées doivent faire partie du plan de comptes de l’entité ; le cas échéant une déviation de l’application permet la création du compte manquant.

Diagramme de collaboration lors du processus de saisie d’écritures

Cas d'affaire d'un processus de migration d’un système de comptabilité vers un autre ou reprise d’écritures

Le système comptable émetteur restitue toutes les écritures composant le grand-livre à la date choisie pour la migration vers un autre système.

Le cas illustré propose que les systèmes émetteur et récepteur utilisent l’écriture normalisée UN/Cefact comme le format pivot de sortie de l’un pour être réintroduit dans l’autre.

Les journaux de l’exercice en cours pourraient être restitués sans difficulté, tandis que ceux ayant abouti aux soldes de réouverture de l’exercice comptable en cours ont été remplacés soit par une seule ligne « solde à nouveau », soit le détail des lignes composant ce solde à la réouverture.

Ensemble, les montants cumulés de ces lignes constituent un ou plusieurs journaux de soldes de réouverture qui se comporteront comme autant de journaux particuliers pour les programmes d’application du système récepteur.

Les processus de contrôle et de validation des écritures reprises en bloc d’un autre système seront sensiblement différents de ceux appliqués dans le premier cas d’utilisation décrit plus haut.

Description du cas d'affaire – Processus de reprise d’écritures en cas de migration

Nom du processus d'affaires	Processus de migration d’un système comptable vers un autre.
Identification	Écritures comptables.
Acteurs	Système comptable émetteur, Système comptable récepteur.
Description	Les écritures proviennent d’un autre système comptable ; c’est notamment le cas lors de migration de/vers un autre progiciel de comptabilité, à l’occasion de fusion d’entreprises, etc.
Condition(s) préalable(s)	Mapping entre les formats émetteur / récepteur et design du mode pivot à partir du format normalisé ; Repérage des incompatibilités et balisage des procédures à appliquer.
Post-conditions	Reconstruction de la comptabilité sur le système récepteur.
Scenario	Le système comptable émetteur restitue l’ensemble des écritures (des comptes du plan et des journaux). Le format pivot s’appuie sur le modèle normalisé de la ligne d’écriture Le système comptable récepteur reconstruit la comptabilité
Remarques	La validation ou le rejet des écritures est de la responsabilité de l’expert-comptable ou du cabinet en charge de la comptabilité.

Description des flux – Processus de migration et reprise d’écritures

Nombreux sont les cas où la comptabilité est amenée à devoir migrer d’un système informatique de comptabilité vers un autre, parfois même d’une plateforme vers une autre.

La reprise des écritures et du plan de comptes est l’événement fondamental de toute migration.

Les partenaires auront à décrire avec précision la chorégraphie des étapes préliminaires aux échanges entre les systèmes et mettre en lumière de nombreux points relatifs à la transmission d’un système vers l’autre.

Le système émetteur produira un maximum de paramètres et valeurs permettant au système récepteur de valider les écritures reprises.

En choisissant le modèle UN-Cefact comme format pivot, émetteur et récepteur gagneront du temps pour se consacrer aux décisions concernant les éléments en trop ou ceux manquants.

Nom du processus d'affaires	Processus de reprise d’écritures.
Identification	Écritures comptables.
Acteurs	Système émetteur, Système récepteur.
Description	Toutes les écritures qui font partie du, ou des exercices comptables à reprendre sont  extraites par le système émetteur qui les reproduit au format pivot UN-Cefact et transmis au système récepteur. Le format pivot UN-Cefact est lu par l’interface de lecture du système récepteur qui les transforme au format requis pour reproduire la comptabilité sur le nouveau système comptable. À noter que le ou les plans de comptes, ainsi que la liste des journaux utilisés par le système émetteur peuvent suivre la même procédure.
Rôles admis	Système émetteur, Système récepteur.
Exigences légales	Les totaux des mouvements débiteurs et créditeurs, des soldes débiteurs et créditeurs obtenus après reconstruction de la comptabilité par le système récepteur doivent être égaux à ceux qui étaient obtenus par le système émetteur.
Événement initial / final	Initial : Le système émetteur produit le lot complet d’écritures en ce compris les soldes de réouverture de l’exercice en cours en transformant le format interne au format pivot UN-Cefact. Final : A partir du lot d’écritures au format pivot UN-Cefact, le système récepteur reproduit la comptabilité selon son propre format interne. Le professionnel comptable s’assure que les livres comptables obtenus par le système récepteur produisent les mêmes totaux et soldes que ceux du système émetteur.
Périmètre	Transférer les soldes à nouveau et les écritures d’un exercice depuis un système comptable vers un autre.
Limite	Pas défini.
Contrainte(s)	Émetteur et récepteur doivent s’accorder sur le format pivot UN-Cefact et sur la procédure de transfèrement d’un système à l’autre. Il sera utile de reconnaître les points cruciaux concernant chaque information et de déterminer lequel des partenaires doit agir pour résoudre les points de divergences.

Collaboration entre activités lors du processus de reprises d’écritures

La reprise d’écritures procède d’un événement qui ne permet pas de continuité dans la production des livres comptables. Les cas les plus courants sont :

• Migration due à un changement de système de comptabilité ;
• Fusion d’entreprises

La préparation d’archives comptables indépendantes de format, de support, ou de plateforme informatique est une variante intéressante de cas d’utilisation.

Dans ce cas, il faut cependant être averti du fait qu’il y aura simultanément transformation en format UN-Cefact du format (propriétaire) interne au système informatique de comptabilité.

Nom du processus d'affaires	Processus de reprise d’écritures.
Identification	Écritures comptables.
Acteurs	Système émetteur, Système récepteur.
Description	La reprise d’écritures est le processus par lequel une entité absorbée transfère ses livres comptables à l’entité absorbante, ou bien lorsqu’une migration de système est nécessaire. La reprise des écritures ou migration est applicable en cas de restitution à l’entreprise de son dossier comptable jusque là tenu en cabinet. Enfin, ce processus peut également faire partie de la procédure d’archivage du dossier comptable.
Rôles admis	Système émetteur, Système récepteur.
Exigences légales	Celles prévues en matière de conservation des livres et documents comptables.
Evénement initial / final	Initial : accord entre système émetteur et système récepteur sur le contenu et le format de l’écriture. Final : reconstruction de la comptabilité par le système récepteur.
Périmètre	Restitution et reconstruction de la comptabilité d’une entité.
Limite	Pas défini.
Contrainte(s)	La comptabilité reconstruite sur le système récepteur produit la même balance de vérification que la comptabilité produite à partir du système émetteur.

Diagramme de collaboration lors du processus de reprises d’écritures

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