Scénarii d’utilisation du message Liste des journaux

En conformité avec les règles comptables, une écriture s’enregistre dans l’ordre chronologique de date et de numéro d’ordre dans un livre journal, lequel est éventuellement remplacé par autant de journaux secondaires, spécialisés par type d’opérations telles que journal des ventes, journal des achats, journal de banque, etc.

C’est cette dernière situation qu’on rencontre aujourd’hui largement dans les systèmes de gestion de comptabilité.

Vue Domaine d'Affaires
Processus Affaires	Ventes	Achats	Finance, Banques, Caisse	Opérations diverses
Enregistrement
Identification Journal	doit exister	doit exister	doit exister	doit exister
Identification comptes (d'un plan de comptes utilisé)	devrait exister	devrait exister	devrait exister	devrait exister

Modèle Domaine d'Affaires
Modèle d'Affaires Nom modèle	Comptabilité
Description	La comptabilité se base sur les documents justificatifs d’une transaction commerciale pour enregistrer en parallèle les flux financiers dans des comptes des livres comptables. L’outil premier de l’enregistrement est le livre journal ou ses auxiliaires spécialisés par type d’opération. La liste des journaux utilisés par l’entité constitue un élément des contrôles externes à l’entreprise.
Secteurs d'activité	Tous

Les cas d’utilisation, ou cas d’affaires, ont été identifié et sont décrits ci après

Description du cas d'Affaires
Nom du domaine d'activité	Comptabilité et audit
Description	Liste des journaux
Portée	Format normalisé du journal secondaire
Processus	Processus de saisie d'écritures
Objectif	Produire un journal comptable (secondaire) pour mise à jour des livres comptables
Cas d'affaires	a)     Établir le lien entre la comptabilité et les applications amont constatant un événement, tels que circuits commerciaux, paie, gestion des immobilisations afin de déterminer une situation financière réelle à chaque étape du circuit commercial, après utilisation de ressource(s) ou encore l’intervention d’un agent interne ou externe. b)     Faciliter la migration entre deux systèmes de gestion comptable au moyen du format normalisé des listes de journaux (des écritures et des comptes du plan de comptes de l’entreprise). c)     Constituer une "archive comptable".
Catégorie	Comptable, cabinet de comptabilité
Périmètre d'affaires	Tout événement économique qui affecte le patrimoine d'une entité ; commande, fabrication, livraison, réception, construction, règlement, analyse du coût, budget, états financiers, statistiques, masse salariale, transactions financières, etc.

Lien entre la liste des journaux et la saisie des écritures

Le système comptable reçoit directement à partir de procédés automatisés, des écritures éventuellement imputées au préalable par un jeton comptable. Ces écritures peuvent être saisies manuellement à partir de documents papier.

Les écritures sont enregistrées dans des journaux auxiliaires connus par la liste des journaux utilisés dans l’entreprise et compte tenu d'un plan de comptes utilisé par l'entité en conformité avec le système interne comptable.

Diagramme d'utilisation

Description du cas d'affaire – Processus de reprise d'une liste de journaux
Nom du processus d'affaires	Processus de reprise d'une liste de journaux.
Identification	Journaux comptables.
Acteurs	Système de saisie, Système de gestion de la comptabilité,
Description	La liste de journaux permet d'identifier les livres comptables spécialisés permettant de reclasser les écritures qui y seront enregistrées.
Conditions préalables
Post-conditions
Scénario	Un journal auxiliaire connu comme étant utilisé par l’entreprise reçoit les écritures. Dans l’éventualité où le journal n’existe pas encore, une procédure de mise à jour est engagée par le système de saisie.
Remarques	La validation ou le rejet d'un journal est de la responsabilité finale du directeur administratif et financier, du chef comptable, de l’expert-comptable ou du cabinet qui a la charge du système d’information comptable.

Collaboration entre activités lors du processus de saisie d'une liste de journaux ou d'un journal

Bien que les moyens de contrôle et de vérification par un programme ne soient pas exhaustifs, un ensemble de contrôles physiques et logiques sont appliqués en vue de prévenir les erreurs. La spécialisation des journaux auxiliaires fait partie du procédé.

En fin de compte, la validation des journaux utilisés est de la responsabilité du professionnel comptable.

Collaboration entre activités

 

Nom du processus d'affaires	Processus de saisie d'une liste de journaux.
Identification	Journaux comptables (liste des journaux auxiliaires)
Acteurs	Système de saisie, Système de gestion de la comptabilité.
Description	Les journaux et journaux auxiliaires correspondent à l’opération qui leur donne naissance (ventes, achats, investissements, banque, caisse, feuille de paie, etc.). Les contrôles sont effectués sur les journaux avant leur validation sous la responsabilité du professionnel comptable.
Rôles admis	Comptable, opérateur de saisie, système de saisie.
Exigences légales	Le GAAP prévoit, en matière d'organisation comptable, l'existence d'une liste de journaux ouverts dans les comptes de l'entité.
Événement initial / final	Initial : la  nécessité d'enregistrer des écritures comptables dans un journal spécifique. Final :
Périmètre	Depuis la saisie, ou la génération des livres comptables en passant par les points de contrôle et de correction ou le rejet.
Limite	Non défini
Contrainte(s)	Le journal auxiliaire à utiliser doit être connu du système de saisie de l’entité. Le cas échéant une déviation de l’application permet la création du journal manquant.

Diagramme de collaboration lors du processus de saisie d'une liste de journaux ou d'un journal

Cas d'affaire d'un processus de migration d’un système de comptabilité vers un autre

Le système comptable émetteur restitue la liste des journaux utilisés, ainsi que le plan de comptes et toutes les écritures composant le grand livre à la date choisie pour la migration vers un autre système.

Le cas illustré propose que les systèmes émetteur et récepteur utilisent tous deux le format liste des journaux normalisée XML UN/Cefact comme le format pivot de sortie de l’un pour être réintroduit dans l’autre.

Les processus de contrôle et de validation d'une liste de journaux reprise en bloc d’un autre système seront sensiblement différents de ceux appliqués dans le premier cas d’utilisation décrit plus haut.

Description du cas d'affaire – Processus de reprise d'une liste de journaux en cas de migration

 

Nom du processus d'affaires	Processus de migration d’un système comptable vers un autre.
Identification	Liste des journaux auxiliaires.
Acteurs	Système comptable émetteur, Système comptable récepteur.
Description	La liste des journaux utilisés provient d’un autre système comptable ; c’est notamment le cas lors de migration de/vers un autre progiciel de comptabilité, à l’occasion de fusion d’entreprises, etc.
Condition(s) préalable(s)	Mapping entre les formats émetteur / récepteur et design du mode pivot à partir du format normalisé. Repérage des incompatibilités et balisage des procédures à appliquer.
Post-conditions	Reconstruction de la comptabilité sur le système récepteur.
Scénario	Le système comptable émetteur restitue la liste des journaux. Le format pivot s’appuie sur le modèle normalisé de la liste des journaux. Le système comptable récepteur reconstruit la comptabilité.
Remarques	La validation ou le rejet de la liste des journaux ou d'un journal est de la responsabilité du directeur administratif et financier, du chef comptable, de l’expert-comptable ou du cabinet en charge de la comptabilité.