Concept global de l'écriture comptable normalisée
La structure du message Écriture comptable est la suivante :
- description du voucher et du document : on commence par identifier le voucher qui comprend un ou plusieurs documents,
- description de l'écriture et de la ligne d'écriture : on identifie ensuite chaque imputation comptable que l'on regroupe dans une ou plusieurs écritures,
- description du montant et du compte : chaque ligne d'écriture est attachée à un montant et donc à un compte général, analytique et/ou budgétaire,
- etc.
C'est ce qui est présenté ci-dessous dans le schéma.
Une ligne d'écriture peut contenir jusqu'à 200 données différentes, depuis la date, jusqu'à la quantité, les remises, les taux, etc., car elle peut concerner tout aussi bien l'enregistrement globale d'une facture, que le détail ligne à ligne des articles facturées. C'est au choix de l'entreprise. On comprend bien vite l'intérêt en comptabilité et pour la gestion de l'entreprise lorsque l'on sait que la facture peut générer automatiquement lesdites 200 données au moindre coût.
Une autre précision doit être évoquée : en mentionnant qu'on pouvait reporter jusqu'à 200 données, on indiquait par là qu'une entreprise peut s'en tenir au minimum légal avec quelques données uniquement#1 :
- journal comptable d'origine : identification du document comptable dans lequel est enregistrée l'écriture comptable,
- libellé comptable : commentaire explicite relatif à l'écriture comptable,
- journal d'origine : document dans lequel sont enregistrées les lignes comptables,
- libellé : indication en clair du libellé de l'écriture ou de la ligne comptable,
- date de valeur comptable : identification de la date essentielle prise en compte pour le rattachement d'une ligne comptable à une période, cette date peut être soit la date de la pièce comptable, la date d'entrée ou de réception dans l'entité ou la date de saisie de la ligne comptable,
- numéro de compte : identification du ou des numéro(s) de comptes du ou des plans de comptes utilisé(s) par l'entité : n° compte gal, auxiliaire, analytique, budgétaire ou de ventilation, etc. Généralement, le compte est identifié par un nom complet et/ou abrégé, une monnaie de base et une référence à la catégorie de plans de comptes,
- signe du montant : identification unique du sens positif ou négatif des montants de ligne comptable. Combiné éventuellement avec le code débit/crédit, il permet d'obtenir (si l'on veut) quatre positions pour un montant (débit + ou -, crédit + ou -) afin de localiser les non-flux ne correspondant pas à des flux financiers (par exemple, régularisation de comptes), pour faciliter les analyses financières.
- montant en monnaie de tenue de compte : identification du montant exprimé en monnaie de tenue de compte ; il correspond à la ligne comptable informatique et est obligatoire et unique par ligne comptable,
La structure du message est la suivante :
Dans le cas d'une écriture constituée du minimum légal, seules les zones suivantes sont requises :
On trouvera à la page suivante, le schéma complet (en anglais) de l'écriture comptable dans son mode conceptuel, c'est-à-dire dépouillée de tout contexte tel que journal ou grand-livre : les pages suivantes détaillent toutes les informations susceptibles d'être renseignées.
- 1. Source : Progiciels de comptabilité, critère de conception et de choix, 3ème édition, CNCC, CSOEC, ECM 2004.
