Concept global du grand livre normalisé
La structure du message Grand Livre est la suivante :
- description du Compte : on commence par identifier le compte qui comprend 1 ou plusieurs lignes d'écriture,
- description de la ligne d'un compte : on identifie ensuite chaque ligne que l'on attache à une écriture, à un document et à un voucher, d'une part, et, d'autre part, qui est renseignée des informations suivantes :
- - un montant,
- - une taxe,
- - un échelonnement de paiement,
- - un abonnement de charges,
- - etc.
C'est ce qui est présenté ci-dessous dans le schéma.
Une ligne d'écriture peut contenir jusqu'à 200 données différentes, depuis la date, jusqu'à la quantité, les remises, les taux, etc., car elle peut concerner tout aussi bien l'enregistrement globale d'une facture, que le détail ligne à ligne des articles facturées. C'est au choix de l'entreprise. On comprend bien vite l'intérêt en comptabilité et pour la gestion de l'entreprise lorsque l'on sait que la facture peut générer automatiquement lesdites 200 données au moindre coût à l'aide du jeton comptable.
Une autre précision doit être évoquée : en mentionnant qu'on pouvait reporter jusqu'à 200 données, on indiquait par là qu'une entreprise peut s'en tenir au minimum légal avec quelques données uniquement :
- libellé comptable : commentaire explicite relatif à l'écriture comptable,
- journal d'origine : document dans lequel sont enregistrées les lignes comptables,
- libellé : indication en clair du libellé de l'écriture ou de la ligne comptable,
- date de valeur comptable : identification de la date essentielle prise en compte pour le rattachement d'une ligne comptable à une période, cette date peut être soit la date de la pièce comptable, la date d'entrée ou de réception dans l'entité ou la date de saisie de la ligne comptable,
- numéro de compte : identification du ou des numéro(s) de comptes du ou des plans de comptes utilisé(s) par l'entité : n° compte général, auxiliaire, analytique, budgétaire ou de ventilation, etc. Généralement, le compte est identifié par un nom complet et/ou abrégé, une monnaie de base et une référence à la catégorie de plans de comptes,
- signe du montant : identification unique du sens débit ou crédit des montants de ligne comptable. Notons que le code permet de combiner un signe (positif ou négatif) avec le code débit/crédit, il permet d'obtenir (si l'on veut) quatre positions pour un montant (débit + ou -, crédit + ou -) afin de localiser les non-flux ne correspondant pas à des flux financiers (par exemple, régularisation de comptes), pour faciliter les analyses financières.
- montant en monnaie de tenue de compte : identification du montant exprimé en monnaie de tenue de compte ; il correspond à la ligne comptable informatique et est obligatoire et unique par ligne comptable,
