Introduction aux messages comptables
L'EDI (échange de données informatisé dans une relation d'ordinateur à ordinateur) offre une technique de communication qui se propage actuellement dans tous les secteurs de l'économie (agriculture, assurance, automobile, chimie, commerce, comptabilité, construction, finance, informatique, juridique, transport, secteur public, etc.) et également dans toutes les fonctions de l'entreprise (achats, ventes, banques, production, transport, reporting, consolidation, etc.).
Il s’appuie sur des normes internationales qui, par son langage appelé EDIFACT, visent à résoudre les problèmes tenant à l'hétérogénéité du parc informatique (matériel et logiciel), à l'intégration des nouvelles techniques informatiques de communication, au besoin de faire traiter les opérations courantes sans ressaisie et d'accélérer les processus d'affaires.
D’ores et déjà, des recommandations XML sont mises en place pour assurer la pérennité des services. Une sorte de "métalangage" a ainsi été créé et a été appelé d'abord ebXML puis UN/CEFACT XML ou UN/XML.
L’EDI permet de remplacer les systèmes actuels de communication sur support papier ou magnétique, à la fois coûteux et peu efficaces, par des échanges de messages structurés entre les différentes applications informatiques. Elle favorise l'intégration de la comptabilité aux différentes chaînes fonctionnelles de l'entreprise.
Il ne faut pas confondre cette technique avec celle de l'EFI (échange de formulaires informatisé dans une relation d'utilisateur à ordinateur) qui exige elle une intervention humaine.
Dans cet esprit, le CSOEC s'est investi dans la mise au point de normes internationales pour faciliter la communication entre les cabinets, entre le cabinet et sa clientèle, entre le cabinet et les organismes facilitateurs et/ou collecteurs d'information. Pourquoi ce choix de normes internationales ! La raison essentielle tient au fait que ces normes (et non des standards) soit exemptes de licence et dès lors mises à la disposition gratuite du plus grand nombre.
Les premières normes de formats comptables conçues par une équipe européenne sont apparues en EDIFACT en 1993. Le présent document est une deuxième version, cette fois-ci en XML, sur l'écriture comptable et conçu au niveau international. Il est le fruit du travail du GT4 de l'Association EDIFICAS, de quelques membres du CSOEC, de l'Association EDIFICAS Europe et de PriceWaterHouseCoopers.
Cette norme a permis de procéder aux premiers échanges d'écritures entre plusieurs sociétés de services françaises au nombre desquelles on trouve :
- la société EIC Informatique France (http://www.eic.fr/),
- la société Logic Systems France (http://www.logicsystems.fr/gin/).
Ces messages servent pour les besoins internationaux d'intégration dans les transactions commerciales mais aussi de formats pour l'archivage électronique des informations comptables des entités afin de pérenniser lesdites informations, indépendamment des systèmes comptables informatiques qui les ont produites. Elles peuvent donc faire l'objet d'un export vers des centres d'archivage internes (service central d'archivage pour des entités) ou externalisés (entités proposant des services de télé archivage, etc.).
Il est évident que la comptabilité sans son attachement au commerce n'est pas d'une grande utilité, le commerce sans comptabilité pouvant s'avérer a contrario très dangereux.
Pour remplir cet objectif, une série de messages complète celui proposé dans le présent guide afin d'englober l'ensemble des traitements comptables. Ils sont destinés à être incorporés dans les systèmes comptables informatiques :
- dans le domaine EDIFACT : ENTREC pour les journaux comptables, LEDGER pour le grand-livre, BALANC pour la balance, CHACCO pour le plan de comptes, INFENT pour les télédéclarations fiscales et comptables ;
- dans le domaine UN/CEFACT XML : Accounting Message pour l'enveloppe d'expédition électronique, Journal List pour la liste des journaux ouverts, Chart of Accounts pour le plan de comptes, Accounting Entry pour les écritures comptables, Ledger pour le grand-livre, Reporting pour les télédéclarations fiscales et comptables et Bundle Collection pour les pièces comptables.
Le "raccrochement" avec le commerce électronique s'effectue avec ce qu'on a appelé le jeton comptable (Accounting Token) qui est l'équivalent du papillon collé sur les factures qui permettaient de préparer la saisie comptable. Le jeton comptable a été inséré dans les messages suivants : Cross Industry Invoice pour la facture électronique dont la norme a été adoptée dans le cadre européen par la Commission européenne, dans Delivery pour les bons de livraisons, Order pour les commandes et les confirmations de commandes, etc.
L'ensemble des messages ci-dessous, qui font l'objet d'un guide séparé, lorsqu'ils sont transmis à un autre ordinateur, est toujours accompagnés d'un Accounting Message, sorte d'enveloppe qui permet d'identifier les partenaires à l'échange (ils sont parfois nombreux comme dans le cas de Reporting), d'indiquer au destinataire le contenu des informations émises (journal d'achat de janvier 2011 par exemple) et de lui fournir des instruments de contrôle.
Le tableau ci-après montre l'équivalence des travaux entre les messages EDIFACT et UN/CEFACT XML.
La comptabilité EDI s'appuie sur la norme internationale EDIFACT (ISO 9735) et/ou les recommandations UN/CEFACT XML qui définissent les règles de leur application. Ces normes et recommandations sont déjà utilisées par les informaticiens et les services commerciaux et de production des entités dans le but de faciliter les relations directes entre partenaires économiques d'entités différentes.
L'utilisation de ces langages qui ne sont donc pas limités au seul domaine comptable, ni au domaine informatique, ne dépend pas des règles suivies par les sociétés de services ce qui rend plus facile le dialogue entre les utilisateurs (et leurs exigences) et les programmeurs (et leurs contraintes).
