Pourquoi des messages comptables
Pour toute application informatique, quels que soient le langage et le programme mis en œuvre, il est nécessaire de déclarer au préalable les informations qui sont susceptibles de subir un quelconque traitement.
Rien d’extraordinaire à cela puisque chacun comprend que pour gérer un parc de voitures, il faut pouvoir identifier chaque véhicule et d’organiser la description de ses caractéristiques ; de la même manière, le gestionnaire d’un stock doit identifier les articles qui en font partie et les spécificités qui permettent de distinguer des propriétés significatives : par exemple unité, paquet de 12, carton de 24 paquets, etc.
Si on considère l’écriture comptable, et plus particulièrement une des lignes dont elle se compose obligatoirement (égalité débit-crédit oblige), on comprend tout de suite que des informations comme montant, signe débit ou crédit, identification du compte, date, sont des éléments qu’on retrouvera obligatoirement, attaché à la ligne d’écriture, quel que soit le programme de comptabilité.
Une étiquette attribuera un nom à chacune de ces informations. C’est cette étiquette qui permettra au programme de reconnaître l’information et d’effectuer le traitement demandé.
La liberté laissée à chacun de désigner cette étiquette comme il l’entend pose le problème de la normalisation.
C’est ce qui a été très bien résolu pour les produits manufacturés de toutes sortes quand, sur demande du fabricant, un organisme international attribue un n° d’identification unique représenté par un code à barres.
Dans le même ordre d’idée, une donnée "montant" peut être déclarée de mille manières par un programmeur, comme par exemple selon la langue : "MONTANT", "AMOUNT", "BEDRAG", "BETRAG", "IMPORTO","IMPORTE", sans compter toutes les autres possibilités bien moins logiques.
Une sorte d’étiquette universelle, permettant de reconnaître universellement l’information "montant" serait donc délivrée par une organisation internationalement reconnue. De même pour chacune des données élémentaires contenues dans une ligne d’écriture, et finalement pour l’ensemble du contenu d’une ligne d’écriture et de l’écriture tout entière.
Cette organisation c’est le CEFACT qui fait partie de l’Organisation des Nations Unies.
Le design, la structure et le contenu optimisé de chaque message ont été conçus par des experts de différentes parties du monde de manière à tendre vers une sorte d’universalité de cet élément primo-constitutif de la comptabilité.
Cette normalisation implicite rejoint la préoccupation des organisations professionnelles et des entreprises dont le souci principal est de favoriser :
- la conservation des informations comptables à court (3 ans) et moyen terme (10 ans) voire plus longtemps,
- l'auditabilité des informations comptables par des tierces personnes (contrôleur, auditeur, police judiciaire, etc.),
- la transférabilité des informations comptables d'un système informatique à un autre, voire d'un logiciel à un autre,
- l'accroissement de la qualité des logiciels comptables voire une extension de leurs fonctions.
Outre ces requis de base, les professionnels comptables ont des soucis de "productivité" dans le traitement des informations de leurs clients :
- la reprise des dossiers : que de temps perdu à récupérer les "formats" de fichiers pour transférer l'historique,
- le transfert des dossiers : également beaucoup de temps perdu quand le cabinet change de système d'exploitation ou de logiciel comptable,
- la restitution des informations comptables à leurs clients après traitement de fin d'exercice : c'est le cas lorsque le client traite lui-même sa comptabilité qu'il met ensuite à la disposition du cabinet, lequel procède à la révision des comptes et à la passation d'écritures ; ces écritures doivent être restituées au client pour qu'il les intègre dans sa comptabilité : elles sont presque tout le temps ressaisies,
- la communication des informations financières : les informations financières se présentent aujourd'hui sous forme de comptes annuels et de liasses fiscales ; les demandeurs d'informations financières sont extrêmement nombreux, la majorité d'entre eux s'étant alignée sur le standard de la liasse fiscale, cette dernière présentant un profil adéquat,
- etc.
